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पेमेंट वाउचर की मंज़ूरी और फ़ाइलिंग

वाउचर पैसा देने वाले की भी उतनी ही हिफ़ाज़त करता है जितनी बिज़नेस की। कुछ आसान आदतों से हर पेमेंट एक मिनट में ढूँढा जा सकता है, सालों बाद भी।

किसे सिग्नेचर करना चाहिए

1. बनाने वाला: जो वाउचर लिखता है और पैसा देता है, आमतौर पर अकाउंटेंट या कैशियर।
2. मंज़ूर करने वाला: मालिक, पार्टनर या मैनेजर जो मानता है कि पेमेंट असली है और रकम सही है। यह बनाने वाले से अलग व्यक्ति होना चाहिए।
3. पैसा लेने वाला: जो पैसा लेता है। उसके सिग्नेचर से पता चलता है कि पैसा सच में उस तक पहुँचा।

एक आदमी वाली दुकान में आप बनाने वाले और मंज़ूर करने वाले, दोनों के रूप में सिग्नेचर करेंगे। तब पैसा लेने वाले के सिग्नेचर और साथ लगा बिल और भी ज़रूरी हो जाते हैं।

मंज़ूरी की लिमिट तय करें

एक आसान नियम लिख लें और उस पर टिके रहें। जैसे:

ये आँकड़े सिर्फ़ उदाहरण हैं; अपने बिज़नेस के हिसाब से चुनें।

मंज़ूर करने से पहले जाँचें

• बिल या पर्ची साथ लगी है और उसका नंबर ब्योरे में है।
• बिल पर और वाउचर पर रकम एक ही है।
• अकाउंट हेड सही है। मशीन का रिपेयर Repairs and maintenance है; नई मशीन खर्चा है ही नहीं, वह एसेट है।
• वही बिल पहले तो नहीं दिया गया। सेव किए वाउचरों में पैसा लेने वाले का नाम खोजें।
• स्टाफ़ को दिया एडवांस "Advance to staff" लिखा है, खर्चे के रूप में नहीं, ताकि सैलरी से वापस लिया जा सके।

फ़ाइलिंग

• हर महीने की एक फ़ाइल, वाउचर नंबर के क्रम में। हर वाउचर के पीछे बिल स्टेपल करें।
• कैंसल हुए वाउचर फ़ाइल में ही रहें, काटकर और "Cancelled" लिखकर, ताकि नंबरों में खाली जगह न रहे।
• बिल पर भी वाउचर नंबर लिखें, ताकि अलग हुआ बिल वापस अपनी जगह लगाया जा सके।
• बैंक वाउचर और कैश वाउचर एक ही सीरीज़ में रखें। हर वाउचर पर लिखा तरीका उन्हें अलग बताता है।
• महीने के आखिर में वाउचरों को अकाउंट हेड के हिसाब से जोड़ें और बैंक स्टेटमेंट के साथ फ़ाइल अपने अकाउंटेंट को दें।

कितने समय तक रखें

वाउचर और बिल कम से कम आठ साल रखें। कंपनी कानून कंपनियों से किताबें और उनके कागज़ आठ साल रखने को कहता है, और GST कानून रिकॉर्ड को साल की सालाना रिटर्न की आखिरी तारीख से 72 महीने तक रखने को कहता है, जो सात साल से थोड़ा ज़्यादा बनता है। इनकम टैक्स के मामले भी कई साल पीछे तक जा सकते हैं। अगर कोई टैक्स केस, ऑडिट या झगड़ा अभी खुला है तो और ज़्यादा समय रखें; आपके बिज़नेस के लिए ठीक-ठीक अवधि आपका अकाउंटेंट बता सकता है।

डिजिटल कॉपी भी

यहाँ सेव किया हर वाउचर इसी ब्राउज़र में रहता है और सेव किए गए पेमेंट वाउचर से फिर से खोला, कॉपी या प्रिंट किया जा सकता है। हर महीने फ़ाइल बंद करने के बाद मेरा डेटा खोलें और बैकअप फ़ाइल सेव करें दबाएँ; वह फ़ाइल पेन ड्राइव या अपने ईमेल में रखें। अगर आप सिग्नेचर वाले कागज़ी वाउचर भी स्कैन करते हैं, तो स्कैन का नाम वाउचर नंबर से रखें, जैसे PV-26-27-045.pdf, ताकि कागज़ और स्कैन मेल खाएँ।