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पेमेंट वाउचर फ़ॉर्मेट: इस पर क्या लिखें
पेमेंट वाउचर दफ़्तर का अपना रिकॉर्ड है कि पैसा दिया गया। यह उन चार सवालों का जवाब देता है जो आपका अकाउंटेंट या ऑडिटर बाद में पूछेगा: किसे दिया, क्यों, कितना, और किसने इजाज़त दी।
पेमेंट वाउचर के हिस्से
- हेडिंग "Payment Voucher"। कुछ दफ़्तर "Cash Voucher" या "Debit Voucher" छापते हैं; मतलब एक ही है।
- आपके बिज़नेस का नाम और पता ऊपर, ताकि साफ़ रहे कि वाउचर आपकी किताबों का है।
- वाउचर नंबर और तारीख। हर फाइनेंशियल ईयर में एक लगातार सीरीज़ रखें, जैसे PV/26-27/001। तारीख वह दिन है जब पैसा दिया गया, बिल की तारीख नहीं।
- किसे दिया: पैसा लेने वाले व्यक्ति या फ़र्म का नाम, हो तो फ़ोन या पता।
- विवरण: पेमेंट किस लिए था, सीधे शब्दों में। "बैंक आने-जाने का ऑटो किराया, 3 Nov" "Conveyance" से बेहतर है।
- अकाउंट हेड: वह खर्चा या लेजर जिसमें पेमेंट जाता है, जैसे Travel and conveyance या Repairs and maintenance। इसी से आपका अकाउंटेंट जल्दी एंट्री कर पाता है।
- हर लाइन की रकम, टोटल, और टोटल शब्दों में।
- पेमेंट का तरीका: कैश, UPI, चेक, बैंक ट्रांसफ़र, कार्ड या डिमांड ड्राफ़्ट, साथ में चेक या रेफ़रेंस नंबर और तारीख।
- ब्योरा (narration): ज़रूरत हो तो एक-दो लाइन और, जैसे जिस बिल का पेमेंट है उसका नंबर।
- सिग्नेचर: बनाने वाला, मंज़ूर करने वाला, और पैसा लेने वाले के सिग्नेचर। ₹5,000 से ज़्यादा कैश पर लेने वाला ₹1 के रेवेन्यू स्टैम्प पर आर-पार सिग्नेचर करता है।
एक सैंपल
| # | विवरण | अकाउंट हेड | रकम |
|---|---|---|---|
| 1 | प्लंबर: स्टोर रूम में टपकता नल और पाइप | Repairs and maintenance | ₹1,450 |
| 2 | प्लंबर का लाया पाइप फ़िटिंग का सामान | Repairs and maintenance | ₹380 |
| 3 | गोदाम से दुकान तक टेम्पो, 12 कार्टन | Freight and cartage | ₹600 |
टोटल ₹2,430। शब्दों में: Rupees Two Thousand Four Hundred Thirty Only। 4 Nov 2026 को रमेश कुमार को कैश में दिया। ब्योरा: "स्टोर रूम का रिपेयर उनकी पर्ची नं. 57 के अनुसार; टेम्पो उन्होंने बुक किया।" बनाने वाली अनीता, मंज़ूर करने वाले श्री शर्मा, सिग्नेचर रमेश कुमार के।
एक वाउचर या कई?
एक व्यक्ति को हर पेमेंट का एक वाउचर लिखें। अगर उसी व्यक्ति को एक ही समय कई चीज़ों का पैसा दिया, तो उन्हें उसी वाउचर की अलग लाइनों में लिखें, जैसे सैंपल में। एक वाउचर पर दो अलग लोगों को न मिलाएँ: अगर बाद में उनमें से कोई रकम पर सवाल उठाए, तो कागज़ आपकी मदद नहीं करेगा।
आम गलतियाँ
- पैसा लेने वाले के सिग्नेचर नहीं। इसके बिना वाउचर सिर्फ़ यह दिखाता है कि आप कहते हैं आपने पैसा दिया। कैश हाथ से जाने से पहले लेने वाले से सिग्नेचर करवाएँ।
- गोल-मोल विवरण, जैसे "Misc. ₹4,000"। ऑडिटर सबसे पहले ऐसी लाइनों पर सवाल करते हैं। Miscellaneous सिर्फ़ उन छोटी रकमों के लिए लिखें जो कहीं और फ़िट नहीं होतीं।
- नंबरों में खाली जगह। अगर कोई वाउचर खराब हो जाए, तो उसे फाड़ने के बजाय "Cancelled" लिखकर रखें।
- अंक और शब्द मेल न खाना। मेकर टोटल से शब्द लिखता है, इसलिए दोनों हमेशा मेल खाते हैं।
- सप्लायर का बिल साथ नहीं लगाया। अगर पैसा लेने वाले ने बिल दिया है, तो उसका नंबर ब्योरे में लिखें और बिल वाउचर के साथ स्टेपल करें।
यहाँ बनाना
वाउचर मेकर ऊपर की सारी बातें एक A5 या A4 पेज पर प्रिंट करता है। दिन में कई बार होने वाले छोटे खर्चों के लिए पेटी कैश बुक में भी लगातार हिसाब रखें, और वहाँ वाउचर नंबर लिखें। अकाउंट के बाकी कागज़ों में वाउचर कहाँ आता है, यह जानने के लिए अकाउंटिंग में वाउचर के प्रकार पढ़ें।