واؤچر › واؤچر کی منظوری اور فائلنگ

پیمنٹ واؤچر کی منظوری اور فائلنگ

واؤچر پیسے دینے والے کو بھی اتنا ہی بچاتا ہے جتنا بزنس کو۔ چند آسان عادتوں سے ہر پیمنٹ ایک منٹ میں ڈھونڈی جا سکتی ہے، سالوں بعد بھی۔

کون دستخط کرے

1. بنانے والا: جو واؤچر لکھتا ہے اور پیسے دیتا ہے، عام طور پر اکاؤنٹنٹ یا کیشیئر۔
2. منظور کرنے والا: مالک، پارٹنر یا مینیجر جو مانتا ہے کہ پیمنٹ صحیح ہے اور رقم ٹھیک ہے۔ یہ بنانے والے کے علاوہ کوئی اور ہونا چاہیے۔
3. لینے والا: جو پیسے لیتا ہے۔ اس کے دستخط دکھاتے ہیں کہ پیسے واقعی اس تک پہنچے۔

اکیلے آدمی کی دکان میں آپ بنانے والے اور منظور کرنے والے دونوں کے طور پر دستخط کریں گے۔ تب لینے والے کے دستخط اور ساتھ لگا بل اور بھی اہم ہو جاتے ہیں۔

منظوری کی حدیں طے کریں

ایک آسان قاعدہ لکھیں اور اس پر چلیں۔ مثلاً:

یہ اعداد صرف مثال ہیں؛ جو آپ کے بزنس کے لیے ٹھیک ہو وہ چنیں۔

منظور کرنے سے پہلے چیک کریں

• بل یا پرچی ساتھ لگی ہے اور اس کا نمبر نیریشن میں ہے۔
• بل اور واؤچر کی رقم ایک ہی ہے۔
• اکاؤنٹ ہیڈ صحیح ہے۔ مشین کی مرمت Repairs and maintenance ہے؛ نئی مشین خرچ ہی نہیں بلکہ اثاثہ ہے۔
• یہی بل پہلے تو نہیں دیا گیا۔ سیو کیے واؤچرز میں لینے والے کا نام ڈھونڈیں۔
• اسٹاف کو ایڈوانس "Advance to staff" لکھا جائے، خرچ کے طور پر نہیں، تاکہ سیلری سے واپس کاٹا جا سکے۔

فائلنگ

• ہر مہینے کی ایک فائل، واؤچر نمبر کی ترتیب سے۔ ہر واؤچر کے پیچھے بل اسٹیپل کریں۔
• کینسل واؤچر فائل میں ہی رہیں، کراس کر کے اور "Cancelled" لکھ کر، تاکہ نمبروں میں خالی جگہ نہ ہو۔
• بل پر بھی واؤچر نمبر لکھیں، تاکہ کھلا بل واپس اپنی جگہ رکھا جا سکے۔
• بینک اور کیش واؤچر ایک ہی سیریز میں رکھیں۔ ہر واؤچر پر لکھا طریقہ انہیں الگ کرتا ہے۔
• مہینے کے آخر میں اکاؤنٹ ہیڈ کے حساب سے واؤچر جوڑیں اور فائل بینک اسٹیٹمنٹ کے ساتھ اپنے اکاؤنٹنٹ کو دیں۔

کتنے سال رکھیں

واؤچر اور بل کم سے کم آٹھ سال رکھیں۔ کمپنی قانون کمپنیوں سے کتابیں اور ان کے کاغذ آٹھ سال رکھنے کو کہتا ہے، اور GST قانون سال کے سالانہ ریٹرن کی آخری تاریخ سے 72 مہینے ریکارڈ رکھنے کو کہتا ہے، جو سات سال سے کچھ زیادہ بنتا ہے۔ انکم ٹیکس کے کیس بھی کئی سال پیچھے جا سکتے ہیں۔ اگر کوئی ٹیکس کیس، آڈٹ یا جھگڑا ابھی کھلا ہو تو اور زیادہ رکھیں؛ آپ کے بزنس کی ٹھیک مدت آپ کا اکاؤنٹنٹ بتا سکتا ہے۔

ساتھ میں ڈیجیٹل کاپی بھی

یہاں سیو کیا ہر واؤچر اسی براؤزر میں رہتا ہے اور سیو کیے گئے پیمنٹ واؤچر سے پھر کھولا، کاپی کیا یا چھاپا جا سکتا ہے۔ ہر مہینے فائل بند کرنے کے بعد میرا ڈیٹا کھولیں اور بیک اپ فائل سیو کریں دبائیں؛ وہ فائل پین ڈرائیو یا اپنی ای میل میں رکھیں۔ اگر آپ دستخط والے کاغذی واؤچر بھی اسکین کرتے ہیں تو اسکین کا نام واؤچر نمبر سے رکھیں، مثلاً PV-26-27-045.pdf، تاکہ کاغذ اور اسکین ملیں۔