واؤچر › پیمنٹ واؤچر فارمیٹ
پیمنٹ واؤچر فارمیٹ: اس پر کیا لکھیں
پیمنٹ واؤچر دفتر کا اپنا ریکارڈ ہے کہ پیسے دیے گئے۔ یہ ان چار سوالوں کا جواب دیتا ہے جو آپ کا اکاؤنٹنٹ یا آڈیٹر بعد میں پوچھے گا: کس کو دیے، کیوں، کتنے، اور کس نے اجازت دی۔
پیمنٹ واؤچر کے حصے
- ہیڈنگ "Payment Voucher"۔ کچھ دفتر "Cash Voucher" یا "Debit Voucher" چھاپتے ہیں؛ مطلب ایک ہی ہے۔
- اوپر آپ کے بزنس کا نام اور پتہ، تاکہ صاف رہے کہ واؤچر آپ کی کتابوں کا ہے۔
- واؤچر نمبر اور تاریخ۔ ہر فائنانشل ایئر کی ایک چلتی سیریز رکھیں، مثلاً PV/26-27/001۔ تاریخ وہ دن ہے جب پیسے دیے گئے، بل کا دن نہیں۔
- کس کو دیے: جس شخص یا فرم کو پیسے ملے اس کا نام، اور اگر ہو تو فون یا پتہ۔
- تفصیل: پیمنٹ کس لیے تھی، سادہ لفظوں میں۔ "Conveyance" سے بہتر ہے "بینک تک آنے جانے کا آٹو کرایہ، 3 Nov"۔
- اکاؤنٹ ہیڈ: وہ خرچ یا لیجر جس میں پیمنٹ جاتی ہے، جیسے Travel and conveyance یا Repairs and maintenance۔ اسی سے آپ کا اکاؤنٹنٹ اسے جلدی چڑھا سکتا ہے۔
- ہر لائن کی رقم، کل رقم، اور کل رقم لفظوں میں۔
- پیمنٹ کا طریقہ: کیش، UPI، چیک، بینک ٹرانسفر، کارڈ یا ڈیمانڈ ڈرافٹ، چیک یا ریفرنس نمبر اور تاریخ کے ساتھ۔
- نیریشن: ضرورت ہو تو ایک دو لائن اور، مثلاً جس بل کی پیمنٹ ہے اس کا نمبر۔
- دستخط: بنانے والا، منظور کرنے والا، اور لینے والے کے دستخط۔ ₹5,000 سے زیادہ کیش پر لینے والا ₹1 کے ریونیو اسٹامپ کے اوپر دستخط کرتا ہے۔
ایک نمونہ
| # | تفصیل | اکاؤنٹ ہیڈ | رقم |
|---|---|---|---|
| 1 | پلمبر: اسٹور روم کا ٹپکتا نل اور پائپ | Repairs and maintenance | ₹1,450 |
| 2 | پلمبر کا خریدا پائپ فٹنگ کا سامان | Repairs and maintenance | ₹380 |
| 3 | گودام سے دکان تک ٹیمپو، 12 کارٹن | Freight and cartage | ₹600 |
کل ₹2,430۔ لفظوں میں: Rupees Two Thousand Four Hundred Thirty Only۔ 4 Nov 2026 کو رمیش کمار کو کیش میں دیے۔ نیریشن: "اس کی پرچی نمبر 57 کے مطابق اسٹور روم کی مرمت؛ ٹیمپو اسی نے بک کیا۔" بنانے والی انیتا، منظور کرنے والے مسٹر شرما، دستخط رمیش کمار۔
ایک واؤچر یا کئی؟
ایک شخص کو ہر پیمنٹ کا ایک واؤچر لکھیں۔ اگر اسی شخص کو ایک ہی وقت میں کئی چیزوں کی پیمنٹ ہو تو نمونے کی طرح انہیں اسی واؤچر کی الگ لائنوں پر لکھیں۔ دو الگ لینے والوں کو ایک واؤچر پر نہ ملائیں: اگر بعد میں ان میں سے کوئی رقم پر جھگڑے تو کاغذ آپ کی مدد نہیں کرے گا۔
عام غلطیاں
- لینے والے کے دستخط نہیں۔ اس کے بغیر واؤچر صرف یہ دکھاتا ہے کہ آپ کہتے ہیں آپ نے دیے۔ کیش ہاتھ سے جانے سے پہلے لینے والے سے دستخط کروائیں۔
- گول مول تفصیل جیسے "Misc. ₹4,000"۔ آڈیٹر سب سے پہلے ایسی لائنوں پر سوال کرتے ہیں۔ Miscellaneous صرف ان چھوٹی رقموں کے لیے رکھیں جو کہیں اور نہ آئیں۔
- نمبرنگ میں خالی جگہ۔ اگر کوئی واؤچر خراب ہو جائے تو اسے پھاڑنے کی بجائے "Cancelled" لکھ کر رکھیں۔
- ہندسے اور لفظ نہیں ملتے۔ میکر کل رقم سے لفظ لکھتا ہے، اس لیے یہ ہمیشہ ملتے ہیں۔
- سپلائر کا بل ساتھ نہیں لگا۔ جب لینے والے نے بل دیا ہو تو اس کا نمبر نیریشن میں لکھیں اور اسے واؤچر کے ساتھ اسٹیپل کریں۔
یہاں بنانا
واؤچر میکر اوپر کی ساری چیزیں ایک A5 یا A4 صفحے پر چھاپتا ہے۔ دن میں کئی بار ہونے والے چھوٹے خرچ کے لیے پیٹی کیش بک میں بھی چلتا ریکارڈ رکھیں، اور وہاں واؤچر نمبر لکھیں۔ دوسرے اکاؤنٹس کاغذوں میں واؤچر کی جگہ دیکھنے کے لیے اکاؤنٹس میں واؤچر کی قسمیں پڑھیں۔