వోచర్ › వోచర్ ఆమోదం, ఫైలింగ్
పేమెంట్ వోచర్లను ఆమోదించడం, ఫైల్ చేయడం
వోచర్ బిజినెస్‌ను ఎంత రక్షిస్తుందో చెల్లించే వ్యక్తిని కూడా అంతే రక్షిస్తుంది. కొన్ని సులువైన అలవాట్లతో, ప్రతి పేమెంట్‌ను ఒక్క నిమిషంలో, ఏళ్ల తర్వాత కూడా కనుక్కోవచ్చు.
ఎవరు సంతకం చేయాలి
- తయారు చేసినవారు: వోచర్ రాసి డబ్బు అందించే వ్యక్తి, సాధారణంగా అకౌంటెంట్ లేదా క్యాషియర్.
- ఆమోదించినవారు: పేమెంట్ నిజమైనదని, మొత్తం సరైనదని ఒప్పుకునే ఓనర్, పార్ట్‌నర్ లేదా మేనేజర్. తయారు చేసిన వ్యక్తి కాకుండా వేరేవారు అయి ఉండాలి.
- అందుకున్నవారు: డబ్బు తీసుకునే వ్యక్తి. డబ్బు నిజంగా వారికి చేరిందని వారి సంతకం చూపిస్తుంది.
ఒక్కరే నడిపే షాప్‌లో మీరే తయారు చేసినవారిగా, ఆమోదించినవారిగా సంతకం చేస్తారు. అప్పుడు అందుకున్నవారి సంతకం, జతచేసిన బిల్ ఇంకా ముఖ్యమవుతాయి.
ఆమోదం లిమిట్‌లు పెట్టుకోండి
ఒక సులువైన రూల్ రాసుకుని దానికి కట్టుబడి ఉండండి. ఉదాహరణకు:
| మొత్తం | ఎవరు ఆమోదించవచ్చు | ఎలా చెల్లించాలి |
|---|---|---|
| ₹2,000 వరకు | ఆఫీస్ మేనేజర్ | పెట్టీ క్యాష్ |
| ₹2,001 నుండి ₹10,000 | ఓనర్ లేదా పార్ట్‌నర్ | క్యాష్ లేదా UPI |
| ₹10,000 పైన | ఓనర్ లేదా పార్ట్‌నర్ | బ్యాంక్ ద్వారా మాత్రమే (క్యాష్ లిమిట్‌లు చూడండి) |
ఈ అంకెలు ఒక ఉదాహరణ మాత్రమే; మీ బిజినెస్‌కు సరిపోయేవి ఎంచుకోండి.
ఆమోదించే ముందు, చెక్ చేయండి
- బిల్ లేదా స్లిప్ జతచేశారు, దాని నంబర్ నెరేషన్‌లో ఉంది.
- బిల్లు మీద, వోచర్ మీద మొత్తం ఒకటే.
- అకౌంట్ హెడ్ సరైనది. మెషీన్ రిపేర్ Repairs and maintenance; కొత్త మెషీన్ అసలు ఖర్చే కాదు, అది ఆస్తి.
- అదే బిల్లుకు ఇంతకు ముందు చెల్లించలేదు. సేవ్ చేసిన వోచర్లలో డబ్బు తీసుకున్నవారి పేరు వెతకండి.
- స్టాఫ్‌కు అడ్వాన్స్‌ను ఖర్చుగా కాకుండా "Advance to staff" అని రాయండి, అప్పుడు దాన్ని జీతం నుండి తిరిగి తీసుకోవచ్చు.
ఫైలింగ్
- నెలకు ఒక ఫైల్, వోచర్లు నంబర్ క్రమంలో. ప్రతి వోచర్ వెనుక బిల్ స్టేపుల్ చేయండి.
- క్యాన్సిల్ అయిన వోచర్లు ఫైల్‌లోనే ఉంటాయి, అడ్డంగా గీసి "Cancelled" అని మార్క్ చేసి, అప్పుడు నంబర్లలో గ్యాప్ ఉండదు.
- విడిగా పడిన బిల్లును తిరిగి పెట్టగలిగేలా బిల్ మీద కూడా వోచర్ నంబర్ రాయండి.
- బ్యాంక్ వోచర్లు, క్యాష్ వోచర్లు ఒకే సిరీస్‌లో ఉంచండి. ప్రతి వోచర్‌లోని విధానం వాటిని వేరు చేస్తుంది.
- నెల చివర్లో అకౌంట్ హెడ్ వారీగా వోచర్లు కూడి, బ్యాంక్ స్టేట్‌మెంట్‌తో పాటు ఫైల్‌ను మీ అకౌంటెంట్‌కు ఇవ్వండి.
ఎంత కాలం ఉంచాలి
వోచర్లు, బిల్లులను కనీసం ఎనిమిది సంవత్సరాలు ఉంచండి. కంపెనీ చట్టం కంపెనీలను పుస్తకాలు, వాటి పేపర్లను ఎనిమిది సంవత్సరాలు ఉంచమంటుంది, GST చట్టం సంవత్సరపు వార్షిక రిటర్న్ డ్యూ డేట్ నుండి 72 నెలలు రికార్డులు ఉంచమంటుంది, అది ఏడు సంవత్సరాల కంటే కొంచెం ఎక్కువ. ఇన్‌కమ్ టాక్స్ కేసులు కూడా చాలా ఏళ్లు వెనక్కి వెళ్ళవచ్చు. టాక్స్ కేసు, ఆడిట్ లేదా గొడవ ఇంకా నడుస్తుంటే ఇంకా ఎక్కువ కాలం ఉంచండి; మీ బిజినెస్‌కు సరైన కాలం మీ అకౌంటెంట్ చెబుతారు.
డిజిటల్ కాపీ కూడా
ఇక్కడ మీరు సేవ్ చేసే ప్రతి వోచర్ ఈ బ్రౌజర్‌లో ఉంటుంది, సేవ్ చేసిన వోచర్లు నుండి మళ్ళీ తెరవవచ్చు, కాపీ చేయవచ్చు, ప్రింట్ చేయవచ్చు. ప్రతి నెల ఫైల్ మూసిన తర్వాత నా డేటా తెరిచి బ్యాకప్ ఫైల్ సేవ్ చేయండి నొక్కండి; ఆ ఫైల్‌ను పెన్ డ్రైవ్‌లో లేదా మీ ఈమెయిల్‌లో ఉంచండి. సంతకం చేసిన పేపర్ వోచర్లను కూడా స్కాన్ చేస్తే, పేపర్, స్కాన్ సరిపోలేలా స్కాన్‌కు వోచర్ నంబర్‌తో పేరు పెట్టండి, ఉదాహరణకు PV-26-27-045.pdf.