వోచర్ › పేమెంట్ వోచర్ ఫార్మాట్

పేమెంట్ వోచర్ ఫార్మాట్: అందులో ఏమి రాయాలి

డబ్బు బయటకు చెల్లించారని ఆఫీస్ ఉంచుకునే సొంత రికార్డే పేమెంట్ వోచర్. మీ అకౌంటెంట్ లేదా ఆడిటర్ తర్వాత అడిగే నాలుగు ప్రశ్నలకు ఇది జవాబిస్తుంది: ఎవరికి చెల్లించారు, ఎందుకు, ఎంత, ఎవరు అనుమతించారు.

పేమెంట్ వోచర్‌లోని భాగాలు

1. "Payment Voucher" అనే హెడింగ్. కొన్ని ఆఫీసులు "Cash Voucher" లేదా "Debit Voucher" అని ప్రింట్ చేస్తాయి; అర్థం ఒకటే.
2. మీ బిజినెస్ పేరు, అడ్రస్ పైన, అప్పుడు వోచర్ మీ లెక్కలదే అని స్పష్టంగా ఉంటుంది.
3. వోచర్ నంబర్, తేదీ. ప్రతి ఆర్థిక సంవత్సరానికి ఒకే వరుస సిరీస్ వాడండి, ఉదాహరణకు PV/26-27/001. తేదీ డబ్బు చెల్లించిన రోజు, బిల్లు రోజు కాదు.
4. ఎవరికి చెల్లించారు: డబ్బు అందుకున్న వ్యక్తి లేదా సంస్థ పేరు, ఉంటే ఫోన్ లేదా అడ్రస్.
5. వివరాలు: పేమెంట్ దేనికో సాదా మాటల్లో. "Conveyance" కంటే "బ్యాంక్‌కు వెళ్ళి రావడానికి ఆటో చార్జీ, 3 Nov" మంచిది.
6. అకౌంట్ హెడ్: పేమెంట్ వెళ్ళే ఖర్చు లేదా లెడ్జర్, Travel and conveyance లేదా Repairs and maintenance లాంటిది. దీని వల్లే మీ అకౌంటెంట్ త్వరగా పోస్ట్ చేయగలరు.
7. ప్రతి లైన్ మొత్తం, మొత్తం కలిపి, అక్షరాల్లో మొత్తం.
8. పేమెంట్ విధానం: క్యాష్, UPI, చెక్, బ్యాంక్ ట్రాన్స్‌ఫర్, కార్డ్ లేదా డిమాండ్ డ్రాఫ్ట్, చెక్ లేదా రెఫరెన్స్ నంబర్, తేదీతో.
9. నెరేషన్: అవసరమైతే ఇంకో లైన్ లేదా రెండు, ఉదాహరణకు ఇది సెటిల్ చేసే బిల్ నంబర్.
10. సంతకాలు: తయారు చేసినవారు, ఆమోదించినవారు, అందుకున్నవారి సంతకం. ₹5,000 దాటిన క్యాష్‌కు అందుకున్నవారు ₹1 రెవెన్యూ స్టాంప్ మీదుగా సంతకం చేస్తారు.

ఒక శాంపిల్

#	వివరాలు	అకౌంట్ హెడ్	మొత్తం
1	ప్లంబర్: స్టోర్ రూమ్‌లో లీక్ అవుతున్న ట్యాప్, పైప్	Repairs and maintenance	₹1,450
2	ప్లంబర్ కొన్న పైప్ ఫిట్టింగ్‌లు	Repairs and maintenance	₹380
3	గోడౌన్ నుండి షాప్‌కు టెంపో, 12 కార్టన్లు	Freight and cartage	₹600

మొత్తం ₹2,430. అక్షరాల్లో: Rupees Two Thousand Four Hundred Thirty Only. 4 Nov 2026 న Ramesh Kumar కు క్యాష్‌లో చెల్లించారు. నెరేషన్: "అతని స్లిప్ నం. 57 ప్రకారం స్టోర్ రూమ్ రిపేర్; టెంపో అతనే బుక్ చేశారు." తయారు చేసినవారు Anita, ఆమోదించినవారు Mr. Sharma, సంతకం Ramesh Kumar.

ఒక వోచరా, చాలానా?

ఒక వ్యక్తికి చేసిన ప్రతి పేమెంట్‌కు ఒక వోచర్ రాయండి. ఒకే వ్యక్తికి ఒకేసారి చాలా వాటికి చెల్లిస్తే, శాంపిల్‌లో లాగా అదే వోచర్‌లో వేరు వేరు లైన్లుగా రాయండి. ఒకే వోచర్‌లో ఇద్దరు వేర్వేరు వ్యక్తులను కలపకండి: వారిలో ఒకరు తర్వాత మొత్తం మీద వాదిస్తే, పేపర్ మీకు సహాయపడదు.

సాధారణంగా జరిగే తప్పులు

• అందుకున్నవారి సంతకం లేకపోవడం. అది లేకపోతే మీరు చెల్లించామని చెబుతున్నారని మాత్రమే వోచర్ చూపిస్తుంది. క్యాష్ మీ చేతి నుండి వెళ్ళే ముందు అందుకున్నవారిని సంతకం చేయమనండి.
• "Misc. ₹4,000" లాంటి అస్పష్టమైన వివరాలు. ఆడిటర్లు ముందుగా అలాంటి లైన్లనే ప్రశ్నిస్తారు. ఎక్కడా సరిపోని చిన్న మొత్తాలకు మాత్రమే Miscellaneous వాడండి.
• నంబరింగ్‌లో గ్యాప్‌లు. ఒక వోచర్ పాడైతే, చింపేయకుండా "Cancelled" అని మార్క్ చేసి ఉంచండి.
• అంకెలు, అక్షరాలు సరిపోలకపోవడం. మేకర్ మొత్తం నుండి అక్షరాలు రాస్తుంది, కాబట్టి అవి ఎప్పుడూ సరిపోతాయి.
• సప్లయర్ బిల్ జతచేయకపోవడం. డబ్బు తీసుకున్నవారు బిల్ ఇస్తే, దాని నంబర్‌ను నెరేషన్‌లో రాసి వోచర్‌కు స్టేపుల్ చేయండి.

ఇక్కడ తయారు చేయడం

వోచర్ మేకర్ పైన చెప్పినవన్నీ ఒకే A5 లేదా A4 పేజీ మీద ప్రింట్ చేస్తుంది. రోజుకు చాలాసార్లు జరిగే చిన్న ఖర్చులకు, పెట్టీ క్యాష్ బుక్ లో కూడా నడుస్తున్న రికార్డ్ ఉంచి, అక్కడ వోచర్ నంబర్లు రాయండి. ఇతర అకౌంటింగ్ పేపర్లలో వోచర్ ఎక్కడ సరిపోతుందో చూడటానికి అకౌంటింగ్‌లో వోచర్ల రకాలు చదవండి.