वाउचर › वाउचर अनुमोदनं फ़ाइलिंग च
पेमेंट वाउचराणाम् अनुमोदनं फ़ाइलिंग च
वाउचर यः ददाति तं जनं व्यापारम् इव एव रक्षति। कतिपयैः सरलैः अभ्यासैः प्रत्येकं पेमेंट एकस्मिन् निमेषे, वर्षेभ्यः परम् अपि, अन्वेष्टुं शक्यते।
कः हस्ताक्षरं कुर्यात्
- रचयिता: यः वाउचर लिखति धनं च ददाति, प्रायः अकाउंटेंट कैशियर वा।
- अनुमोदकः: स्वामी, पार्टनर, मैनेजर वा यः सहमतः यत् पेमेंट वास्तविकं राशिः च उचिता। सः रचयितुः अन्यः जनः भवेत्।
- प्राप्ता: यः धनं गृह्णाति। तस्य हस्ताक्षरं दर्शयति यत् धनं वस्तुतः तं प्राप्तम्।
एकजन-दुकाने भवान् रचयिता अनुमोदकः च उभयरूपेण हस्ताक्षरं करिष्यति। तदा प्राप्तुः हस्ताक्षरं संलग्नं बिलं च अधिकं महत्त्वपूर्णे।
अनुमोदन-सीमाः निश्चिनोतु
एकं सरलं नियमं लिखित्वा तं पालयतु। यथा:
| राशिः | कः अनुमोदयितुं शक्नोति | कथं दातव्यम् |
|---|---|---|
| ₹2,000 पर्यन्तम् | ऑफ़िस मैनेजर | पेटी कैश |
| ₹2,001 तः ₹10,000 | स्वामी पार्टनर वा | नकद अथवा UPI |
| ₹10,000 तः अधिकम् | स्वामी पार्टनर वा | केवलं बैंक (कैश-सीमाः पश्यतु) |
अङ्काः केवलम् उदाहरणम्; भवतः व्यापाराय यत् उचितं तत् चिनोतु।
अनुमोदनात् पूर्वं जाँचयतु
- बिलं स्लिप वा संलग्नं तस्य नंबर नैरेशन-मध्ये च अस्ति।
- बिले वाउचरे च राशिः समाना।
- अकाउंट हेड उचितम्। यन्त्रस्य रिपेयर Repairs and maintenance; नूतनं यन्त्रं सर्वथा व्ययः नास्ति, एसेट।
- तत् एव बिलं पूर्वं न दत्तम्। सेव कृतेषु वाउचरेषु प्राप्तुः नाम अन्विष्यतु।
- स्टाफ़-एडवांस व्यय-रूपेण न, "Advance to staff" इति लिख्यते, येन वेतनात् पुनः प्राप्तुं शक्यते।
फ़ाइलिंग
- प्रतिमासम् एका फ़ाइल, नंबर-क्रमेण वाउचराणि। प्रत्येकस्य वाउचरस्य पृष्ठे बिलं स्टेपल करोतु।
- रद्दानि वाउचराणि फ़ाइल-मध्ये एव तिष्ठन्ति, कटितानि "Cancelled" इति चिह्नितानि च, येन नंबरेषु रिक्तस्थानं न भवति।
- बिले अपि वाउचर नंबर लिखतु, येन शिथिलं बिलं पुनः स्थापयितुं शक्यते।
- बैंक-वाउचराणि नकद-वाउचराणि च एकस्यां एव सीरीज़-मध्ये रक्षतु। प्रत्येकस्य वाउचरस्य माध्यमं तानि पृथक् करोति।
- मासान्ते अकाउंट हेड-अनुसारं वाउचराणि योजयित्वा बैंक-स्टेटमेंट-सह फ़ाइलम् अकाउंटेंट-इत्यस्मै ददातु।
कियत्कालं रक्षणीयानि
वाउचराणि बिलानि च न्यूनातिन्यूनं अष्ट वर्षाणि रक्षतु। कम्पनी-कानूनं कम्पनीभ्यः बहीखातानि तेषां कागदानि च अष्ट वर्षाणि रक्षितुं वदति, GST कानूनं च वर्षस्य वार्षिक-रिटर्नस्य ड्यू डेट-तः 72 मासान् अभिलेख-रक्षणं वदति, यत् किञ्चित् सप्तवर्षेभ्यः अधिकम्। इनकम टैक्स विषयाः अपि अनेकवर्षाणि पृष्ठतः गन्तुं शक्नुवन्ति। यदि टैक्स-विषयः, ऑडिट, विवादः वा अद्यापि उद्घाटितः, तर्हि अधिककालं रक्षतु; भवतः व्यापारस्य यथार्थं कालम् अकाउंटेंट वदितुं शक्नोति।
डिजिटल-कॉपी अपि
अत्र सेव कृतं प्रत्येकं वाउचर अस्मिन् ब्राउज़रे तिष्ठति, सेव कृतानि पेमेंट वाउचराणि इत्यस्मात् पुनः उद्घाटयितुं, कॉपी कर्तुं, प्रिंट कर्तुं वा शक्यते। प्रतिमासं फ़ाइल-समापनात् परं मम डेटा उद्घाट्य बैकअप फ़ाइल सेव करोतु नुदतु; तां फ़ाइलं पेन-ड्राइव-मध्ये ईमेल-मध्ये वा रक्षतु। यदि हस्ताक्षरितानि कागद-वाउचराणि अपि स्कैन करोति, तर्हि स्कैन वाउचर नंबरेण नामयतु, यथा PV-26-27-045.pdf, येन कागदं स्कैन च मिलतः।