वाउचर › पेमेंट वाउचर फ़ॉर्मेट

पेमेंट वाउचर फ़ॉर्मेट: तस्मिन् किं लेखनीयम्

पेमेंट वाउचर कार्यालयस्य स्वकीयः अभिलेखः यत् धनं दत्तम्। तत् चतुर्णां प्रश्नानाम् उत्तरं ददाति ये भवतः अकाउंटेंट ऑडिटर वा पश्चात् प्रक्ष्यति: कस्मै दत्तं, किमर्थं, कियत्, केन अनुमतं च।

पेमेंट वाउचरस्य भागाः

शीर्षकं "Payment Voucher"। केचन कार्यालयाः "Cash Voucher" अथवा "Debit Voucher" प्रिंट कुर्वन्ति; अर्थः समानः।
भवतः व्यापारस्य नाम सङ्केतः च उपरि, येन वाउचर स्पष्टं भवतः बहीखातस्य।
वाउचर नंबर दिनाङ्कः च। प्रतिफ़ाइनेंशियल ईयर एकां क्रमिकां सीरीज़ उपयुङ्क्ताम्, यथा PV/26-27/001। दिनाङ्कः स दिवसः यदा धनं दत्तं, न तु बिलस्य दिवसः।
यस्मै दत्तम्: यः जनः फ़र्म वा धनं प्राप्तवान् तस्य नाम, अस्ति चेत् फ़ोन सङ्केतः वा।
विवरणम्: पेमेंट किमर्थम् इति सरल-शब्देषु। "Conveyance" इत्यस्मात् "Auto fare to bank and back, 3 Nov" श्रेष्ठम्।
अकाउंट हेड: यस्मिन् व्यये लेजर-मध्ये वा पेमेंट गच्छति, यथा Travel and conveyance अथवा Repairs and maintenance। अनेन एव अकाउंटेंट शीघ्रं पोस्ट कर्तुं शक्नोति।
प्रत्येकपङ्क्तेः राशिः, कुलराशिः, शब्देषु कुलराशिः च।
पेमेंट-माध्यमम्: नकद, UPI, चेक, बैंक ट्रांसफर, कार्ड, डिमांड ड्राफ्ट वा, चेक रेफ़रेंस वा नंबर-दिनाङ्क-सहितम्।
नैरेशन: आवश्यकं चेत् अधिके पङ्क्ती, यथा यत् बिलं निपटयति तस्य नंबर।
हस्ताक्षराणि: रचयिता, अनुमोदकः, प्राप्तुः हस्ताक्षरं च। ₹5,000 तः अधिक-नकदे प्राप्ता ₹1 रेवेन्यू स्टैम्प-उपरि हस्ताक्षरं करोति।

एकम् उदाहरणम्

#	विवरणम्	अकाउंट हेड	राशिः
1	प्लम्बर: स्टोर-रूम-मध्ये टपकन् नलः पाइप च	Repairs and maintenance	₹1,450
2	प्लम्बरेण क्रीतानि पाइप-फ़िटिंग	Repairs and maintenance	₹380
3	गोदामात् दुकानं प्रति टेम्पो, 12 कार्टन	Freight and cartage	₹600

कुलराशिः ₹2,430। शब्देषु: Rupees Two Thousand Four Hundred Thirty Only। 4 Nov 2026 दिनाङ्के रमेश कुमाराय नकदेन दत्तम्। नैरेशन: "Store room repair as per his slip no. 57; tempo booked by him." रचयित्री अनिता, अनुमोदकः श्रीमान् शर्मा, हस्ताक्षरं रमेश कुमारस्य।

एकं वाउचर वा बहूनि?

एकस्मै जनाय प्रत्येकस्य पेमेंटस्य एकं वाउचर लिखतु। यदि तस्मै एव जनाय एकस्मिन् समये अनेकेषां कृते दीयते, तर्हि तानि एकस्य वाउचरस्य पृथक्-पङ्क्तिषु लिखतु, यथा उदाहरणे। एकस्मिन् वाउचरे द्वौ भिन्नौ प्राप्तारौ मा मिश्रयतु: यदि तयोः एकः पश्चात् राशिं विवदति, तर्हि कागदं साहाय्यं न करिष्यति।

सामान्याः त्रुटयः

प्राप्तुः हस्ताक्षरं नास्ति। तेन विना वाउचर केवलं दर्शयति यत् भवान् वदति यत् दत्तवान्। नकदं हस्तात् निर्गमनात् पूर्वं प्राप्तारं हस्ताक्षरं कारयतु।
अस्पष्टं विवरणम् यथा "Misc. ₹4,000"। ऑडिटराः प्रथमं तादृशीः पङ्क्तीः पृच्छन्ति। Miscellaneous केवलं लघु-राशिषु प्रयुङ्क्तां याः अन्यत्र न मान्ति।
नंबरिंग-मध्ये रिक्तस्थानानि। वाउचर दूषितं चेत् तत् न छित्त्वा "Cancelled" इति चिह्नितं रक्षतु।
अङ्काः शब्दाः च न मिलन्ति। मेकर कुलराशेः शब्दान् लिखति, अतः ते सर्वदा मिलन्ति।
सप्लायरस्य बिलं न संलग्नम्। प्राप्ता बिलं दत्तवान् चेत् तस्य नंबर नैरेशन-मध्ये लिखित्वा वाउचर-सह स्टेपल करोतु।

अत्र रचनम्

वाउचर मेकर उपरि उक्तं सर्वम् एकस्मिन् A5 A4 वा पृष्ठे प्रिंट करोति। दिने बहुवारं भवतां लघु-व्ययानां कृते पेटी कैश बुक-मध्ये अपि चलन्तं अभिलेखं रक्षतु, तत्र वाउचर नंबराणि च लिखतु। अन्येषु अकाउंटिंग-कागदेषु वाउचरस्य स्थानं ज्ञातुं अकाउंटिंग-मध्ये वाउचराणां प्रकाराः पठतु।

इदानीं पेमेंट वाउचर रचयतु।मेकर उद्घाटयतु