ਵਾਊਚਰ › ਵਾਊਚਰ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਅਤੇ ਫ਼ਾਈਲਿੰਗ

ਪੇਮੈਂਟ ਵਾਊਚਰਾਂ ਦੀ ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਅਤੇ ਫ਼ਾਈਲਿੰਗ

ਵਾਊਚਰ ਪੈਸੇ ਦੇਣ ਵਾਲੇ ਦੀ ਵੀ ਓਨੀ ਹੀ ਰਾਖੀ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜਿੰਨੀ ਬਿਜ਼ਨੈੱਸ ਦੀ। ਕੁਝ ਸੌਖੀਆਂ ਆਦਤਾਂ ਨਾਲ ਹਰ ਪੇਮੈਂਟ ਇੱਕ ਮਿੰਟ ਵਿੱਚ ਲੱਭੀ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਸਾਲਾਂ ਬਾਅਦ ਵੀ।

ਕੌਣ ਦਸਤਖ਼ਤ ਕਰੇ

1. ਬਣਾਉਣ ਵਾਲਾ: ਜੋ ਵਾਊਚਰ ਲਿਖਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਪੈਸੇ ਫੜਾਉਂਦਾ ਹੈ, ਆਮ ਤੌਰ ’ਤੇ ਅਕਾਊਂਟੈਂਟ ਜਾਂ ਕੈਸ਼ੀਅਰ।
2. ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਨ ਵਾਲਾ: ਮਾਲਕ, ਪਾਰਟਨਰ ਜਾਂ ਮੈਨੇਜਰ ਜੋ ਮੰਨਦਾ ਹੈ ਕਿ ਪੇਮੈਂਟ ਸਹੀ ਹੈ ਅਤੇ ਰਕਮ ਠੀਕ ਹੈ। ਇਹ ਬਣਾਉਣ ਵਾਲੇ ਤੋਂ ਵੱਖਰਾ ਬੰਦਾ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
3. ਲੈਣ ਵਾਲਾ: ਜੋ ਪੈਸੇ ਲੈਂਦਾ ਹੈ। ਉਸ ਦੇ ਦਸਤਖ਼ਤ ਦਿਖਾਉਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਪੈਸੇ ਸੱਚਮੁੱਚ ਉਸ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚੇ।

ਇੱਕ ਬੰਦੇ ਦੀ ਦੁਕਾਨ ਵਿੱਚ ਤੁਸੀਂ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਦੋਵਾਂ ਵਜੋਂ ਦਸਤਖ਼ਤ ਕਰੋਗੇ। ਫਿਰ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਦੇ ਦਸਤਖ਼ਤ ਅਤੇ ਨੱਥੀ ਬਿੱਲ ਹੋਰ ਵੀ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੋ ਜਾਂਦੇ ਹਨ।

ਮਨਜ਼ੂਰੀ ਦੀਆਂ ਹੱਦਾਂ ਤੈਅ ਕਰੋ

ਇੱਕ ਸੌਖਾ ਨਿਯਮ ਲਿਖ ਲਓ ਅਤੇ ਉਸ ’ਤੇ ਟਿਕੇ ਰਹੋ। ਜਿਵੇਂ:

ਅੰਕੜੇ ਸਿਰਫ਼ ਮਿਸਾਲ ਹਨ; ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਬਿਜ਼ਨੈੱਸ ਨੂੰ ਠੀਕ ਲੱਗੇ ਉਹ ਚੁਣੋ।

ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਚੈੱਕ ਕਰੋ

• ਬਿੱਲ ਜਾਂ ਪਰਚੀ ਨੱਥੀ ਹੈ ਅਤੇ ਉਸ ਦਾ ਨੰਬਰ ਨੈਰੇਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਹੈ।
• ਬਿੱਲ ਅਤੇ ਵਾਊਚਰ ਦੀ ਰਕਮ ਇੱਕੋ ਹੈ।
• ਅਕਾਊਂਟ ਹੈੱਡ ਸਹੀ ਹੈ। ਮਸ਼ੀਨ ਦੀ ਰਿਪੇਅਰ Repairs and maintenance ਹੈ; ਨਵੀਂ ਮਸ਼ੀਨ ਖ਼ਰਚਾ ਹੈ ਹੀ ਨਹੀਂ, ਸਗੋਂ ਸੰਪਤੀ ਹੈ।
• ਉਹੀ ਬਿੱਲ ਪਹਿਲਾਂ ਨਾ ਭਰਿਆ ਗਿਆ ਹੋਵੇ। ਸੇਵ ਕੀਤੇ ਵਾਊਚਰਾਂ ਵਿੱਚ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਦਾ ਨਾਂ ਲੱਭੋ।
• ਸਟਾਫ਼ ਨੂੰ ਦਿੱਤਾ ਐਡਵਾਂਸ "Advance to staff" ਵਜੋਂ ਲਿਖਿਆ ਹੈ, ਖ਼ਰਚੇ ਵਜੋਂ ਨਹੀਂ, ਤਾਂ ਜੋ ਸੈਲਰੀ ਵਿੱਚੋਂ ਕੱਟਿਆ ਜਾ ਸਕੇ।

ਫ਼ਾਈਲਿੰਗ

• ਹਰ ਮਹੀਨੇ ਇੱਕ ਫ਼ਾਈਲ, ਵਾਊਚਰ ਨੰਬਰਾਂ ਦੇ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ। ਹਰ ਵਾਊਚਰ ਦੇ ਪਿੱਛੇ ਬਿੱਲ ਸਟੈਪਲ ਕਰੋ।
• ਕੈਂਸਲ ਹੋਏ ਵਾਊਚਰ ਫ਼ਾਈਲ ਵਿੱਚ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ, ਕਾਂਟਾ ਮਾਰ ਕੇ ਅਤੇ "Cancelled" ਲਿਖ ਕੇ, ਤਾਂ ਜੋ ਨੰਬਰਾਂ ਵਿੱਚ ਖ਼ਾਲੀ ਥਾਂ ਨਾ ਰਹੇ।
• ਬਿੱਲ ’ਤੇ ਵੀ ਵਾਊਚਰ ਨੰਬਰ ਲਿਖੋ, ਤਾਂ ਜੋ ਕੋਈ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਬਿੱਲ ਵਾਪਸ ਆਪਣੀ ਥਾਂ ਰੱਖਿਆ ਜਾ ਸਕੇ।
• ਬੈਂਕ ਅਤੇ ਕੈਸ਼ ਵਾਊਚਰ ਇੱਕੋ ਸੀਰੀਜ਼ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ। ਹਰ ਵਾਊਚਰ ’ਤੇ ਲਿਖਿਆ ਤਰੀਕਾ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਵੱਖ ਕਰਦਾ ਹੈ।
• ਮਹੀਨੇ ਦੇ ਅਖ਼ੀਰ ਵਿੱਚ ਵਾਊਚਰ ਅਕਾਊਂਟ ਹੈੱਡ ਮੁਤਾਬਕ ਜੋੜੋ ਅਤੇ ਫ਼ਾਈਲ ਬੈਂਕ ਸਟੇਟਮੈਂਟ ਨਾਲ ਆਪਣੇ ਅਕਾਊਂਟੈਂਟ ਨੂੰ ਦਿਓ।

ਕਿੰਨਾ ਸਮਾਂ ਰੱਖੀਏ

ਵਾਊਚਰ ਅਤੇ ਬਿੱਲ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਅੱਠ ਸਾਲ ਰੱਖੋ। ਕੰਪਨੀ ਕਾਨੂੰਨ ਕੰਪਨੀਆਂ ਤੋਂ ਕਿਤਾਬਾਂ ਅਤੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ਦੇ ਕਾਗ਼ਜ਼ ਅੱਠ ਸਾਲ ਰੱਖਣ ਲਈ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ GST ਕਾਨੂੰਨ ਸਾਲ ਦੀ ਸਾਲਾਨਾ ਰਿਟਰਨ ਦੀ ਆਖ਼ਰੀ ਤਾਰੀਖ਼ ਤੋਂ 72 ਮਹੀਨੇ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣ ਲਈ ਕਹਿੰਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਸੱਤ ਸਾਲ ਤੋਂ ਥੋੜ੍ਹਾ ਵੱਧ ਬਣਦਾ ਹੈ। ਇਨਕਮ ਟੈਕਸ ਦੇ ਕੇਸ ਵੀ ਕਈ ਸਾਲ ਪਿੱਛੇ ਜਾ ਸਕਦੇ ਹਨ। ਜੇ ਕੋਈ ਟੈਕਸ ਕੇਸ, ਆਡਿਟ ਜਾਂ ਝਗੜਾ ਹਾਲੇ ਖੁੱਲ੍ਹਾ ਹੈ ਤਾਂ ਹੋਰ ਵੀ ਲੰਬਾ ਰੱਖੋ; ਤੁਹਾਡੇ ਬਿਜ਼ਨੈੱਸ ਲਈ ਪੱਕੀ ਮਿਆਦ ਤੁਹਾਡਾ ਅਕਾਊਂਟੈਂਟ ਦੱਸ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਨਾਲ ਡਿਜੀਟਲ ਕਾਪੀ ਵੀ

ਇੱਥੇ ਸੇਵ ਕੀਤਾ ਹਰ ਵਾਊਚਰ ਇਸ ਬ੍ਰਾਊਜ਼ਰ ਵਿੱਚ ਰਹਿੰਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸੇਵ ਕੀਤੇ ਪੇਮੈਂਟ ਵਾਊਚਰ ਵਿੱਚੋਂ ਦੁਬਾਰਾ ਖੋਲ੍ਹਿਆ, ਕਾਪੀ ਕੀਤਾ ਜਾਂ ਛਾਪਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਹਰ ਮਹੀਨੇ ਫ਼ਾਈਲ ਬੰਦ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਮੇਰਾ ਡਾਟਾ ਖੋਲ੍ਹ ਕੇ ਬੈਕਅੱਪ ਫ਼ਾਈਲ ਸੇਵ ਕਰੋ ਦਬਾਓ; ਉਹ ਫ਼ਾਈਲ ਪੈੱਨ ਡਰਾਈਵ ਜਾਂ ਆਪਣੀ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ। ਜੇ ਤੁਸੀਂ ਦਸਤਖ਼ਤਾਂ ਵਾਲੇ ਕਾਗ਼ਜ਼ੀ ਵਾਊਚਰ ਵੀ ਸਕੈਨ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਸਕੈਨ ਦਾ ਨਾਂ ਵਾਊਚਰ ਨੰਬਰ ’ਤੇ ਰੱਖੋ, ਜਿਵੇਂ PV-26-27-045.pdf, ਤਾਂ ਜੋ ਕਾਗ਼ਜ਼ ਅਤੇ ਸਕੈਨ ਮੇਲ ਖਾਣ।