ਵਾਊਚਰ › ਪੇਮੈਂਟ ਵਾਊਚਰ ਫ਼ਾਰਮੈਟ
ਪੇਮੈਂਟ ਵਾਊਚਰ ਫ਼ਾਰਮੈਟ: ਇਸ ’ਤੇ ਕੀ ਲਿਖੀਏ
ਪੇਮੈਂਟ ਵਾਊਚਰ ਦਫ਼ਤਰ ਦਾ ਆਪਣਾ ਰਿਕਾਰਡ ਹੈ ਕਿ ਪੈਸੇ ਦਿੱਤੇ ਗਏ। ਇਹ ਉਨ੍ਹਾਂ ਚਾਰ ਸਵਾਲਾਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਡਾ ਅਕਾਊਂਟੈਂਟ ਜਾਂ ਆਡੀਟਰ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਪੁੱਛੇਗਾ: ਕਿਸ ਨੂੰ ਦਿੱਤੇ, ਕਿਉਂ, ਕਿੰਨੇ, ਅਤੇ ਕਿਸ ਨੇ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੱਤੀ।
ਪੇਮੈਂਟ ਵਾਊਚਰ ਦੇ ਹਿੱਸੇ
- ਸਿਰਲੇਖ "Payment Voucher"। ਕੁਝ ਦਫ਼ਤਰ "Cash Voucher" ਜਾਂ "Debit Voucher" ਛਾਪਦੇ ਹਨ; ਮਤਲਬ ਇੱਕੋ ਹੈ।
- ਤੁਹਾਡੇ ਬਿਜ਼ਨੈੱਸ ਦਾ ਨਾਂ ਅਤੇ ਪਤਾ ਉੱਪਰ, ਤਾਂ ਜੋ ਸਾਫ਼ ਹੋਵੇ ਕਿ ਵਾਊਚਰ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਕਿਤਾਬਾਂ ਦਾ ਹੈ।
- ਵਾਊਚਰ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਤਾਰੀਖ਼। ਹਰ ਫ਼ਾਈਨੈਂਸ਼ੀਅਲ ਈਅਰ ਇੱਕ ਲਗਾਤਾਰ ਸੀਰੀਜ਼ ਵਰਤੋ, ਜਿਵੇਂ PV/26-27/001। ਤਾਰੀਖ਼ ਉਹ ਦਿਨ ਹੈ ਜਦੋਂ ਪੈਸੇ ਦਿੱਤੇ, ਬਿੱਲ ਦਾ ਦਿਨ ਨਹੀਂ।
- ਕਿਸ ਨੂੰ ਦਿੱਤੇ: ਪੈਸੇ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਜਾਂ ਫ਼ਰਮ ਦਾ ਨਾਂ, ਜੇ ਹੈ ਤਾਂ ਫ਼ੋਨ ਜਾਂ ਪਤੇ ਨਾਲ।
- ਵੇਰਵਾ: ਪੇਮੈਂਟ ਕਿਸ ਲਈ ਸੀ, ਸਾਦੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿੱਚ। "ਬੈਂਕ ਜਾਣ-ਆਉਣ ਦਾ ਆਟੋ ਕਿਰਾਇਆ, 3 Nov", "Conveyance" ਨਾਲੋਂ ਚੰਗਾ ਹੈ।
- ਅਕਾਊਂਟ ਹੈੱਡ: ਉਹ ਖ਼ਰਚਾ ਜਾਂ ਖਾਤਾ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਪੇਮੈਂਟ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ Travel and conveyance ਜਾਂ Repairs and maintenance। ਇਸੇ ਨਾਲ ਤੁਹਾਡਾ ਅਕਾਊਂਟੈਂਟ ਇਸਨੂੰ ਜਲਦੀ ਚੜ੍ਹਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।
- ਹਰ ਲਾਈਨ ਦੀ ਰਕਮ, ਕੁੱਲ, ਅਤੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿੱਚ ਕੁੱਲ।
- ਪੇਮੈਂਟ ਦਾ ਤਰੀਕਾ: ਕੈਸ਼, UPI, ਚੈੱਕ, ਬੈਂਕ ਟ੍ਰਾਂਸਫ਼ਰ, ਕਾਰਡ ਜਾਂ ਡਿਮਾਂਡ ਡਰਾਫ਼ਟ, ਚੈੱਕ ਜਾਂ ਰੈਫ਼ਰੈਂਸ ਨੰਬਰ ਅਤੇ ਤਾਰੀਖ਼ ਨਾਲ।
- ਨੈਰੇਸ਼ਨ: ਲੋੜ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਇੱਕ-ਦੋ ਲਾਈਨਾਂ ਹੋਰ, ਜਿਵੇਂ ਉਹ ਬਿੱਲ ਨੰਬਰ ਜਿਸ ਦਾ ਇਹ ਨਿਬੇੜਾ ਹੈ।
- ਦਸਤਖ਼ਤ: ਬਣਾਉਣ ਵਾਲਾ, ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਨ ਵਾਲਾ, ਅਤੇ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਦੇ ਦਸਤਖ਼ਤ। ₹5,000 ਤੋਂ ਵੱਧ ਕੈਸ਼ ਲਈ ਲੈਣ ਵਾਲਾ ₹1 ਦੀ ਰੈਵੇਨਿਊ ਸਟੈਂਪ ਦੇ ਉੱਤੋਂ ਦਸਤਖ਼ਤ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ ਨਮੂਨਾ
| # | ਵੇਰਵਾ | ਅਕਾਊਂਟ ਹੈੱਡ | ਰਕਮ |
|---|---|---|---|
| 1 | ਪਲੰਬਰ: ਸਟੋਰ ਰੂਮ ਵਿੱਚ ਲੀਕ ਹੁੰਦੀ ਟੂਟੀ ਅਤੇ ਪਾਈਪ | Repairs and maintenance | ₹1,450 |
| 2 | ਪਲੰਬਰ ਵੱਲੋਂ ਖ਼ਰੀਦੀਆਂ ਪਾਈਪ ਫ਼ਿਟਿੰਗਾਂ | Repairs and maintenance | ₹380 |
| 3 | ਗੋਦਾਮ ਤੋਂ ਦੁਕਾਨ ਤੱਕ ਟੈਂਪੂ, 12 ਡੱਬੇ | Freight and cartage | ₹600 |
ਕੁੱਲ ₹2,430। ਸ਼ਬਦਾਂ ਵਿੱਚ: Rupees Two Thousand Four Hundred Thirty Only। 4 Nov 2026 ਨੂੰ ਰਮੇਸ਼ ਕੁਮਾਰ ਨੂੰ ਕੈਸ਼ ਦਿੱਤੇ। ਨੈਰੇਸ਼ਨ: "ਉਸ ਦੀ ਪਰਚੀ ਨੰ. 57 ਮੁਤਾਬਕ ਸਟੋਰ ਰੂਮ ਦੀ ਰਿਪੇਅਰ; ਟੈਂਪੂ ਉਸ ਨੇ ਬੁੱਕ ਕੀਤਾ।" ਬਣਾਉਣ ਵਾਲੀ ਅਨੀਤਾ, ਮਨਜ਼ੂਰ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਸ਼ਰਮਾ ਜੀ, ਦਸਤਖ਼ਤ ਰਮੇਸ਼ ਕੁਮਾਰ ਦੇ।
ਇੱਕ ਵਾਊਚਰ ਜਾਂ ਕਈ?
ਇੱਕ ਬੰਦੇ ਨੂੰ ਹਰ ਪੇਮੈਂਟ ਲਈ ਇੱਕ ਵਾਊਚਰ ਲਿਖੋ। ਜੇ ਉਸੇ ਬੰਦੇ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਵੇਲੇ ਕਈ ਚੀਜ਼ਾਂ ਲਈ ਪੈਸੇ ਦਿੱਤੇ ਜਾਣ, ਤਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਉਸੇ ਵਾਊਚਰ ਦੀਆਂ ਵੱਖਰੀਆਂ ਲਾਈਨਾਂ ’ਤੇ ਲਿਖੋ, ਜਿਵੇਂ ਨਮੂਨੇ ਵਿੱਚ। ਇੱਕ ਵਾਊਚਰ ’ਤੇ ਦੋ ਵੱਖਰੇ ਪੈਸੇ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਨਾ ਰਲਾਓ: ਜੇ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ ਉਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਰਕਮ ’ਤੇ ਝਗੜਾ ਕਰੇ, ਤਾਂ ਕਾਗ਼ਜ਼ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਨਹੀਂ ਕਰੇਗਾ।
ਆਮ ਗ਼ਲਤੀਆਂ
- ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਦੇ ਦਸਤਖ਼ਤ ਨਹੀਂ। ਇਨ੍ਹਾਂ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਵਾਊਚਰ ਸਿਰਫ਼ ਇਹ ਦਿਖਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਹਿੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਪੈਸੇ ਦਿੱਤੇ। ਕੈਸ਼ ਹੱਥੋਂ ਜਾਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਦੇ ਦਸਤਖ਼ਤ ਕਰਵਾਓ।
- ਗੋਲ-ਮੋਲ ਵੇਰਵਾ ਜਿਵੇਂ "Misc. ₹4,000"। ਆਡੀਟਰ ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਅਜਿਹੀਆਂ ਲਾਈਨਾਂ ’ਤੇ ਸਵਾਲ ਕਰਦੇ ਹਨ। Miscellaneous ਸਿਰਫ਼ ਉਨ੍ਹਾਂ ਛੋਟੀਆਂ ਰਕਮਾਂ ਲਈ ਵਰਤੋ ਜੋ ਕਿਤੇ ਹੋਰ ਨਾ ਆਉਣ।
- ਨੰਬਰਾਂ ਵਿੱਚ ਖ਼ਾਲੀ ਥਾਂ। ਜੇ ਕੋਈ ਵਾਊਚਰ ਖ਼ਰਾਬ ਹੋ ਜਾਵੇ, ਤਾਂ ਪਾੜਨ ਦੀ ਥਾਂ ਉਸ ’ਤੇ "Cancelled" ਲਿਖ ਕੇ ਰੱਖੋ।
- ਅੰਕ ਅਤੇ ਸ਼ਬਦ ਮੇਲ ਨਾ ਖਾਣਾ। ਮੇਕਰ ਸ਼ਬਦ ਕੁੱਲ ਤੋਂ ਲਿਖਦਾ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਇਹ ਹਮੇਸ਼ਾ ਮੇਲ ਖਾਂਦੇ ਹਨ।
- ਸਪਲਾਇਰ ਦਾ ਬਿੱਲ ਨਾਲ ਨਾ ਲਾਉਣਾ। ਜਦੋਂ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਨੇ ਬਿੱਲ ਦਿੱਤਾ ਹੈ, ਉਸ ਦਾ ਨੰਬਰ ਨੈਰੇਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਲਿਖੋ ਅਤੇ ਵਾਊਚਰ ਨਾਲ ਨੱਥੀ ਕਰੋ।
ਇੱਥੇ ਬਣਾਉਣਾ
ਵਾਊਚਰ ਮੇਕਰ ਉੱਪਰ ਵਾਲਾ ਸਭ ਕੁਝ ਇੱਕ A5 ਜਾਂ A4 ਪੇਜ ’ਤੇ ਛਾਪਦਾ ਹੈ। ਦਿਨ ਵਿੱਚ ਕਈ ਵਾਰ ਹੋਣ ਵਾਲੇ ਛੋਟੇ ਖ਼ਰਚਿਆਂ ਲਈ ਪੈਟੀ ਕੈਸ਼ ਬੁੱਕ ਵਿੱਚ ਵੀ ਲਗਾਤਾਰ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖੋ, ਅਤੇ ਉੱਥੇ ਵਾਊਚਰ ਨੰਬਰ ਲਿਖੋ। ਖਾਤਿਆਂ ਦੇ ਹੋਰ ਕਾਗ਼ਜ਼ਾਂ ਵਿੱਚ ਵਾਊਚਰ ਕਿੱਥੇ ਆਉਂਦਾ ਹੈ, ਇਹ ਜਾਣਨ ਲਈ ਪੜ੍ਹੋ ਖਾਤਿਆਂ ਵਿੱਚ ਵਾਊਚਰਾਂ ਦੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ।