ଭାଉଚର୍ › ଭାଉଚର୍ ଅନୁମୋଦନ ଓ ଫାଇଲିଂ

ପେମେଣ୍ଟ ଭାଉଚର୍ ଅନୁମୋଦନ ଓ ଫାଇଲିଂ

ଭାଉଚର୍ ବିଜନେସ୍ ଭଳି ଦେଉଥିବା ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କୁ ବି ସୁରକ୍ଷା ଦିଏ। କେଇଟି ସହଜ ଅଭ୍ୟାସରେ ପ୍ରତ୍ୟେକ ପେମେଣ୍ଟ ଗୋଟିଏ ମିନିଟରେ ଖୋଜିହେବ, ବର୍ଷ ବର୍ଷ ପରେ ବି।

କିଏ ଦସ୍ତଖତ କରିବେ

1. କିଏ ତିଆରି କଲେ: ଯିଏ ଭାଉଚର୍ ଲେଖି ଟଙ୍କା ଦିଅନ୍ତି, ସାଧାରଣତଃ ଆକାଉଣ୍ଟାଣ୍ଟ ବା କ୍ୟାସିୟର।
2. କିଏ ଅନୁମୋଦନ କଲେ: ମାଲିକ, ପାର୍ଟନର ବା ମ୍ୟାନେଜର ଯିଏ ମାନନ୍ତି ପେମେଣ୍ଟ ସଠିକ୍ ଓ ରାଶି ଠିକ୍। ଏହା ତିଆରି କରିଥିବା ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ଛଡ଼ା ଅନ୍ୟ କେହି ହେବା ଉଚିତ୍।
3. ପାଉଥିବା ଲୋକ: ଯିଏ ଟଙ୍କା ନିଅନ୍ତି। ତାଙ୍କ ଦସ୍ତଖତ ଦେଖାଏ ଯେ ଟଙ୍କା ସତରେ ତାଙ୍କ ପାଖରେ ପହଞ୍ଚିଲା।

ଏକା ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ଦୋକାନରେ ଆପଣ ତିଆରି ଓ ଅନୁମୋଦନ ଦୁଇଟି ପାଇଁ ଦସ୍ତଖତ କରିବେ। ତେବେ ପାଉଥିବା ଲୋକଙ୍କ ଦସ୍ତଖତ ଓ ଆଟାଚ୍ ହୋଇଥିବା ବିଲ୍ ଆହୁରି ଦରକାରୀ।

ଅନୁମୋଦନ ସୀମା ସ୍ଥିର କରନ୍ତୁ

ଗୋଟିଏ ସରଳ ନିୟମ ଲେଖି ତାକୁ ମାନନ୍ତୁ। ଯେପରି:

ସଂଖ୍ୟାଗୁଡ଼ିକ କେବଳ ଉଦାହରଣ; ଆପଣଙ୍କ ବିଜନେସ୍ ପାଇଁ ଯାହା ଠିକ୍ ତାହା ବାଛନ୍ତୁ।

ଅନୁମୋଦନ ପୂର୍ବରୁ ଯାଞ୍ଚ କରନ୍ତୁ

• ବିଲ୍ ବା ସ୍ଲିପ୍ ଆଟାଚ୍ ଅଛି ଓ ତାର ନମ୍ବର ନ୍ୟାରେସନରେ ଅଛି।
• ବିଲ୍ ଓ ଭାଉଚରର ରାଶି ସମାନ।
• ଆକାଉଣ୍ଟ ହେଡ୍ ଠିକ୍। ମେସିନ୍ ମରାମତି Repairs and maintenance; ନୂଆ ମେସିନ୍ ଖର୍ଚ୍ଚ ନୁହେଁ, ଆସେଟ୍।
• ସେହି ବିଲ୍ ଆଗରୁ ପେମେଣ୍ଟ ହୋଇନାହିଁ। ସେଭ୍ ହୋଇଥିବା ଭାଉଚରରେ ପାଉଥିବା ଲୋକଙ୍କ ନାମ ଖୋଜନ୍ତୁ।
• ଷ୍ଟାଫଙ୍କୁ ଆଡଭାନ୍ସ ଖର୍ଚ୍ଚ ଭାବେ ନୁହେଁ, "Advance to staff" ଭାବେ ଲେଖାଯାଇଛି, ଯାହାଦ୍ୱାରା ସାଲାରିରୁ କାଟିହେବ।

ଫାଇଲିଂ

• ପ୍ରତି ମାସ ଗୋଟିଏ ଫାଇଲ୍, ଭାଉଚର୍ ନମ୍ବର କ୍ରମରେ। ପ୍ରତ୍ୟେକ ଭାଉଚର୍ ପଛରେ ବିଲ୍ ଷ୍ଟାପଲ୍ କରନ୍ତୁ।
• ବାତିଲ୍ ଭାଉଚର୍ ଫାଇଲରେ ରହେ, କାଟି "Cancelled" ଲେଖି, ଯାହାଦ୍ୱାରା ନମ୍ବରରେ ଫାଙ୍କ ନ ରହେ।
• ବିଲରେ ବି ଭାଉଚର୍ ନମ୍ବର ଲେଖନ୍ତୁ, ଯାହାଦ୍ୱାରା ଖସିଯାଇଥିବା ବିଲ୍ ଫେରାଇ ରଖିହେବ।
• ବ୍ୟାଙ୍କ ଭାଉଚର୍ ଓ କ୍ୟାସ୍ ଭାଉଚର୍ ସେହି ଗୋଟିଏ ସିରିଜରେ ରଖନ୍ତୁ। ପ୍ରତି ଭାଉଚରର ମୋଡ୍ ସେଗୁଡ଼ିକୁ ଅଲଗା କରେ।
• ମାସ ଶେଷରେ ଆକାଉଣ୍ଟ ହେଡ୍ ଅନୁସାରେ ଭାଉଚର୍ ଯୋଡ଼ି ବ୍ୟାଙ୍କ ଷ୍ଟେଟମେଣ୍ଟ ସହ ଫାଇଲ୍ ଆକାଉଣ୍ଟାଣ୍ଟଙ୍କୁ ଦିଅନ୍ତୁ।

କେତେ ଦିନ ରଖିବେ

ଭାଉଚର୍ ଓ ବିଲ୍ ଅତି କମ୍ରେ ଆଠ ବର୍ଷ ରଖନ୍ତୁ। କମ୍ପାନୀ ଆଇନ କମ୍ପାନୀଙ୍କୁ ଖାତା ଓ ତାର କାଗଜ ଆଠ ବର୍ଷ ରଖିବାକୁ କହେ, ଏବଂ GST ଆଇନ ବର୍ଷର ବାର୍ଷିକ ରିଟର୍ନର ଶେଷ ତାରିଖରୁ 72 ମାସ ରେକର୍ଡ ରଖିବାକୁ କହେ, ଯାହା ସାତ ବର୍ଷରୁ ଟିକେ ଅଧିକ। Income Tax କେସ୍ ବି କେଇ ବର୍ଷ ପଛକୁ ଯାଇପାରେ। ଟ୍ୟାକ୍ସ କେସ୍, ଅଡିଟ୍ ବା ଝଗଡ଼ା ଖୋଲା ଥିଲେ ଅଧିକ ଦିନ ରଖନ୍ତୁ; ଆପଣଙ୍କ ବିଜନେସ୍ ପାଇଁ ଠିକ୍ ଅବଧି ଆକାଉଣ୍ଟାଣ୍ଟ କହିପାରିବେ।

ଡିଜିଟାଲ୍ କପି ବି

ଏଠାରେ ସେଭ୍ କରୁଥିବା ପ୍ରତ୍ୟେକ ଭାଉଚର୍ ଏହି ବ୍ରାଉଜରରେ ରହେ ଏବଂ ସେଭ୍ ହୋଇଥିବା ପେମେଣ୍ଟ ଭାଉଚର୍ରୁ ପୁଣି ଖୋଲି, କପି ବା ପ୍ରିଣ୍ଟ କରିହେବ। ପ୍ରତି ମାସ ଫାଇଲ୍ ବନ୍ଦ ପରେ ମୋ ଡାଟା ଖୋଲି ବ୍ୟାକଅପ୍ ଫାଇଲ୍ ସେଭ୍ କରନ୍ତୁ ଦବାନ୍ତୁ; ସେହି ଫାଇଲ୍ ପେନ୍ ଡ୍ରାଇଭ୍ ବା ଇମେଲରେ ରଖନ୍ତୁ। ଦସ୍ତଖତ ହୋଇଥିବା କାଗଜ ଭାଉଚର୍ ସ୍କାନ୍ କରୁଥିଲେ ସ୍କାନର ନାମ ଭାଉଚର୍ ନମ୍ବରରେ ଦିଅନ୍ତୁ, ଯେପରି PV-26-27-045.pdf, ଯାହାଦ୍ୱାରା କାଗଜ ଓ ସ୍କାନ୍ ମେଳ ଖାଏ।