വൗച്ചർ › വൗച്ചർ അംഗീകാരവും ഫയലിംഗും

പേയ്മെന്റ് വൗച്ചറുകൾ അംഗീകരിക്കലും ഫയൽ ചെയ്യലും

വൗച്ചർ ബിസിനസിനെ എന്നപോലെ പണം കൊടുക്കുന്നയാളെയും സംരക്ഷിക്കുന്നു. കുറച്ച് ലളിതമായ ശീലങ്ങളുണ്ടെങ്കിൽ, വർഷങ്ങൾ കഴിഞ്ഞാലും ഓരോ പേയ്മെന്റും ഒരു മിനിറ്റിൽ കണ്ടെത്താം.

ആര് ഒപ്പിടണം

1. തയ്യാറാക്കിയത്: വൗച്ചർ എഴുതി പണം കൈമാറുന്നയാൾ, സാധാരണ അക്കൗണ്ടന്റോ കാഷ്യറോ.
2. അംഗീകരിച്ചത്: പേയ്മെന്റ് യഥാർത്ഥമാണെന്നും തുക ശരിയാണെന്നും സമ്മതിക്കുന്ന ഉടമയോ പാർട്ണറോ മാനേജരോ. തയ്യാറാക്കിയയാൾ അല്ലാത്ത മറ്റൊരാളായിരിക്കണം.
3. സ്വീകരിച്ചയാൾ: പണം വാങ്ങുന്നയാൾ. പണം ശരിക്കും അവർക്ക് എത്തി എന്ന് അവരുടെ ഒപ്പ് കാണിക്കും.

ഒരാൾ മാത്രമുള്ള കടയിൽ നിങ്ങൾ തയ്യാറാക്കിയയാളായും അംഗീകരിച്ചയാളായും ഒപ്പിടും. അപ്പോൾ സ്വീകരിച്ചയാളുടെ ഒപ്പും അറ്റാച്ച് ചെയ്ത ബില്ലും കൂടുതൽ പ്രധാനമാകും.

അംഗീകാര പരിധികൾ വയ്ക്കുക

ലളിതമായ ഒരു നിയമം എഴുതിവച്ച് അത് പാലിക്കുക. ഉദാഹരണം:

തുകകൾ ഒരു ഉദാഹരണം മാത്രം; നിങ്ങളുടെ ബിസിനസിന് ചേരുന്നത് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.

അംഗീകരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് നോക്കുക

• ബില്ലോ സ്ലിപ്പോ അറ്റാച്ച് ചെയ്തിട്ടുണ്ട്, അതിന്റെ നമ്പർ നറേഷനിൽ ഉണ്ട്.
• ബില്ലിലെയും വൗച്ചറിലെയും തുക ഒന്ന് തന്നെ.
• അക്കൗണ്ട് ഹെഡ് ശരിയാണ്. ഒരു മെഷീനിന്റെ റിപ്പയർ Repairs and maintenance ആണ്; പുതിയ മെഷീൻ ചെലവല്ല, ആസ്തിയാണ്.
• അതേ ബിൽ മുമ്പ് കൊടുത്തിട്ടില്ല. സേവ് ചെയ്ത വൗച്ചറുകളിൽ പേയിയുടെ പേര് തിരയുക.
• സ്റ്റാഫിനുള്ള അഡ്വാൻസ് ചെലവായല്ല, "Advance to staff" ആയി എഴുതുക, അപ്പോൾ സാലറിയിൽ നിന്ന് തിരികെ പിടിക്കാം.

ഫയലിംഗ്

• ഓരോ മാസത്തിനും ഒരു ഫയൽ, വൗച്ചറുകൾ നമ്പർ ക്രമത്തിൽ. ഓരോ വൗച്ചറിന്റെയും പിന്നിൽ ബിൽ സ്റ്റേപ്പിൾ ചെയ്യുക.
• ക്യാൻസൽ ചെയ്ത വൗച്ചറുകളും ഫയലിൽ തന്നെ, വെട്ടി "Cancelled" എന്ന് മാർക്ക് ചെയ്ത്; നമ്പറുകളിൽ വിടവ് വരില്ല.
• ഇളകിപ്പോയ ബിൽ തിരികെ വയ്ക്കാൻ ബില്ലിലും വൗച്ചർ നമ്പർ എഴുതുക.
• ബാങ്ക് വൗച്ചറുകളും ക്യാഷ് വൗച്ചറുകളും ഒരേ സീരീസിൽ വയ്ക്കുക. ഓരോന്നിലെയും രീതി അവയെ വേർതിരിക്കും.
• മാസാവസാനം അക്കൗണ്ട് ഹെഡ് തിരിച്ച് വൗച്ചറുകൾ കൂട്ടി, ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിനൊപ്പം ഫയൽ അക്കൗണ്ടന്റിന് കൈമാറുക.

എത്ര കാലം സൂക്ഷിക്കണം

വൗച്ചറുകളും ബില്ലുകളും കുറഞ്ഞത് എട്ട് വർഷം സൂക്ഷിക്കുക. കമ്പനികൾ ബുക്കുകളും അവയുടെ പേപ്പറുകളും എട്ട് വർഷം സൂക്ഷിക്കണമെന്ന് കമ്പനി നിയമം പറയുന്നു; ആ വർഷത്തെ വാർഷിക റിട്ടേണിന്റെ അവസാന തീയതി മുതൽ 72 മാസം രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കണമെന്ന് GST നിയമം പറയുന്നു, അത് ഏഴ് വർഷത്തിൽ അൽപ്പം കൂടുതലാകും. ഇൻകം ടാക്സ് കേസുകളും പല വർഷം പിന്നിലേക്ക് പോകാം. ഒരു ടാക്സ് കേസോ ഓഡിറ്റോ തർക്കമോ ഇനിയും തീർന്നിട്ടില്ലെങ്കിൽ കൂടുതൽ കാലം സൂക്ഷിക്കുക; നിങ്ങളുടെ ബിസിനസിനുള്ള കൃത്യമായ കാലാവധി അക്കൗണ്ടന്റ് പറഞ്ഞുതരും.

ഒരു ഡിജിറ്റൽ കോപ്പിയും

ഇവിടെ സേവ് ചെയ്യുന്ന ഓരോ വൗച്ചറും ഈ ബ്രൗസറിൽ തന്നെയുണ്ടാകും, സേവ് ചെയ്ത പേയ്മെന്റ് വൗച്ചറുകൾ എന്നതിൽ നിന്ന് വീണ്ടും തുറക്കാനും കോപ്പി ചെയ്യാനും പ്രിന്റ് ചെയ്യാനും കഴിയും. ഓരോ മാസവും ഫയൽ അടച്ച ശേഷം എന്റെ ഡാറ്റ തുറന്ന് ബാക്കപ്പ് ഫയൽ സേവ് ചെയ്യുക അമർത്തുക; ആ ഫയൽ പെൻ ഡ്രൈവിലോ ഇമെയിലിലോ സൂക്ഷിക്കുക. ഒപ്പിട്ട പേപ്പർ വൗച്ചറുകൾ സ്കാൻ ചെയ്യുന്നെങ്കിൽ, പേപ്പറും സ്കാനും ഒത്തുപോകാൻ സ്കാനിന് വൗച്ചർ നമ്പർ പേരായി നൽകുക, ഉദാഹരണം PV-26-27-045.pdf.