വൗച്ചർ › പേയ്മെന്റ് വൗച്ചർ ഫോർമാറ്റ്

പേയ്മെന്റ് വൗച്ചർ ഫോർമാറ്റ്: അതിൽ എന്തൊക്കെ വേണം

പണം പുറത്തേക്ക് കൊടുത്തു എന്നതിന് ഓഫീസിന്റെ സ്വന്തം രേഖയാണ് പേയ്മെന്റ് വൗച്ചർ. പിന്നീട് അക്കൗണ്ടന്റോ ഓഡിറ്ററോ ചോദിക്കുന്ന നാല് ചോദ്യങ്ങൾക്ക് അത് ഉത്തരം നൽകും: ആർക്ക് കൊടുത്തു, എന്തിന്, എത്ര, ആര് അനുവദിച്ചു.

പേയ്മെന്റ് വൗച്ചറിന്റെ ഭാഗങ്ങൾ

"Payment Voucher" എന്ന തലക്കെട്ട്. ചില ഓഫീസുകൾ "Cash Voucher" അല്ലെങ്കിൽ "Debit Voucher" എന്ന് പ്രിന്റ് ചെയ്യും; അർത്ഥം ഒന്ന് തന്നെ.
നിങ്ങളുടെ ബിസിനസിന്റെ പേരും വിലാസവും മുകളിൽ, വൗച്ചർ നിങ്ങളുടെ ബുക്കുകളുടേതാണെന്ന് വ്യക്തമാകാൻ.
വൗച്ചർ നമ്പറും തീയതിയും. ഓരോ ഫിനാൻഷ്യൽ ഇയറിനും ഒരു തുടർച്ചയായ സീരീസ് ഉപയോഗിക്കുക, ഉദാഹരണം PV/26-27/001. തീയതി പണം കൊടുത്ത ദിവസമാണ്, ബില്ലിന്റെ ദിവസമല്ല.
ആർക്ക് കൊടുത്തു: പണം വാങ്ങിയ ആളുടെയോ സ്ഥാപനത്തിന്റെയോ പേര്, ഉണ്ടെങ്കിൽ ഫോണോ വിലാസമോ.
വിവരണം: പേയ്മെന്റ് എന്തിനായിരുന്നു എന്ന് ലളിതമായ വാക്കുകളിൽ. "Conveyance" എന്നതിനെക്കാൾ നല്ലത് "ബാങ്കിലേക്കും തിരിച്ചും ഓട്ടോക്കൂലി, 3 Nov" എന്നതാണ്.
അക്കൗണ്ട് ഹെഡ്: പേയ്മെന്റ് പോകുന്ന ചെലവോ ലെഡ്ജറോ, ഉദാഹരണം Travel and conveyance അല്ലെങ്കിൽ Repairs and maintenance. അക്കൗണ്ടന്റിന് വേഗം പോസ്റ്റ് ചെയ്യാൻ സഹായിക്കുന്നത് ഇതാണ്.
ഓരോ ലൈനിനും തുക, ആകെ, ആകെ അക്ഷരത്തിൽ.
പേയ്മെന്റ് രീതി: ക്യാഷ്, UPI, ചെക്ക്, ബാങ്ക് ട്രാൻസ്ഫർ, കാർഡ് അല്ലെങ്കിൽ ഡിമാൻഡ് ഡ്രാഫ്റ്റ്, ചെക്ക് അല്ലെങ്കിൽ റഫറൻസ് നമ്പറും തീയതിയും സഹിതം.
നറേഷൻ: വേണമെങ്കിൽ ഒന്നോ രണ്ടോ വരി കൂടി, ഉദാഹരണം ഇത് തീർക്കുന്ന ബിൽ നമ്പർ.
ഒപ്പുകൾ: തയ്യാറാക്കിയത്, അംഗീകരിച്ചത്, സ്വീകരിച്ചയാളുടെ ഒപ്പ്. ₹5,000-ന് മുകളിലുള്ള ക്യാഷിന് സ്വീകരിക്കുന്നയാൾ ₹1 റെവന്യൂ സ്റ്റാമ്പിന് കുറുകെ ഒപ്പിടും.

ഒരു സാമ്പിൾ

#	വിവരണം	അക്കൗണ്ട് ഹെഡ്	തുക
1	പ്ലംബർ: സ്റ്റോർ റൂമിലെ ചോരുന്ന ടാപ്പും പൈപ്പും	Repairs and maintenance	₹1,450
2	പ്ലംബർ വാങ്ങിയ പൈപ്പ് ഫിറ്റിംഗുകൾ	Repairs and maintenance	₹380
3	ഗോഡൗണിൽ നിന്ന് കടയിലേക്ക് ടെമ്പോ, 12 കാർട്ടൺ	Freight and cartage	₹600

ആകെ ₹2,430. അക്ഷരത്തിൽ: Rupees Two Thousand Four Hundred Thirty Only. 4 Nov 2026-ന് രമേഷ് കുമാറിന് ക്യാഷായി കൊടുത്തു. നറേഷൻ: "അദ്ദേഹത്തിന്റെ സ്ലിപ്പ് നമ്പർ 57 പ്രകാരം സ്റ്റോർ റൂം റിപ്പയർ; ടെമ്പോ അദ്ദേഹം ബുക്ക് ചെയ്തത്." തയ്യാറാക്കിയത് അനിത, അംഗീകരിച്ചത് മിസ്റ്റർ ശർമ്മ, ഒപ്പിട്ടത് രമേഷ് കുമാർ.

ഒരു വൗച്ചറോ പലതോ?

ഒരാൾക്കുള്ള ഓരോ പേയ്മെന്റിനും ഒരു വൗച്ചർ എഴുതുക. ഒരേ ആൾക്ക് ഒരേ സമയം പല കാര്യങ്ങൾക്കും പണം കൊടുക്കുന്നെങ്കിൽ, സാമ്പിളിലെപ്പോലെ അതേ വൗച്ചറിലെ വേറെ ലൈനുകളിൽ ഇടുക. രണ്ട് വ്യത്യസ്ത പേയികളെ ഒരു വൗച്ചറിൽ ചേർക്കരുത്: അവരിൽ ഒരാൾ പിന്നീട് തുകയെക്കുറിച്ച് തർക്കിച്ചാൽ പേപ്പർ സഹായിക്കില്ല.

സാധാരണ പറ്റുന്ന തെറ്റുകൾ

സ്വീകരിച്ചയാളുടെ ഒപ്പില്ലാത്തത്. അതില്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾ കൊടുത്തു എന്ന് നിങ്ങൾ പറയുന്നു എന്ന് മാത്രമേ വൗച്ചർ കാണിക്കൂ. ക്യാഷ് കൈയിൽ നിന്ന് പോകുന്നതിന് മുമ്പ് സ്വീകരിക്കുന്നയാളെക്കൊണ്ട് ഒപ്പിടീക്കുക.
"Misc. ₹4,000" പോലെയുള്ള അവ്യക്തമായ വിവരണം. ഓഡിറ്റർമാർ ആദ്യം ചോദ്യം ചെയ്യുന്നത് ഇത്തരം ലൈനുകളാണ്. മറ്റൊന്നിലും പെടാത്ത ചെറിയ തുകകൾക്ക് മാത്രം Miscellaneous ഉപയോഗിക്കുക.
നമ്പറിംഗിലെ വിടവുകൾ. ഒരു വൗച്ചർ കേടായാൽ കീറിക്കളയാതെ "Cancelled" എന്ന് മാർക്ക് ചെയ്ത് സൂക്ഷിക്കുക.
ഒത്തുപോകാത്ത അക്കവും അക്ഷരവും. മേക്കർ ആകെത്തുകയിൽ നിന്ന് അക്ഷരം എഴുതും, അതിനാൽ അവ എപ്പോഴും ഒത്തുപോകും.
സപ്ലയറുടെ ബിൽ അറ്റാച്ച് ചെയ്യാത്തത്. പേയി ബിൽ തന്നിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ അതിന്റെ നമ്പർ നറേഷനിൽ എഴുതി വൗച്ചറിനൊപ്പം സ്റ്റേപ്പിൾ ചെയ്യുക.

ഇവിടെ ഉണ്ടാക്കാം

വൗച്ചർ മേക്കർ മുകളിൽ പറഞ്ഞതെല്ലാം ഒരു A5 അല്ലെങ്കിൽ A4 പേജിൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യും. ദിവസം പലതവണ വരുന്ന ചെറിയ ചെലവുകൾക്ക് പെറ്റി ക്യാഷ് ബുക്കിലും ഒരു തുടർച്ചയായ രേഖ സൂക്ഷിച്ച് വൗച്ചർ നമ്പറുകൾ അവിടെ എഴുതുക. മറ്റ് അക്കൗണ്ടിംഗ് പേപ്പറുകൾക്കിടയിൽ വൗച്ചറിന്റെ സ്ഥാനം അറിയാൻ അക്കൗണ്ടിംഗിലെ വൗച്ചറുകളുടെ തരങ്ങൾ വായിക്കുക.

ഇപ്പോൾ തന്നെ പേയ്മെന്റ് വൗച്ചർ ഉണ്ടാക്കുക.മേക്കർ തുറക്കുക