ವೋಚರ್ › ವೋಚರ್ ಅನುಮೋದನೆ ಮತ್ತು ಫೈಲಿಂಗ್
ಪೇಮೆಂಟ್ ವೋಚರ್ ಅನುಮೋದನೆ ಮತ್ತು ಫೈಲಿಂಗ್
ವೋಚರ್ ಬಿಸಿನೆಸ್ ಅನ್ನು ರಕ್ಷಿಸುವಷ್ಟೇ ಹಣ ಕೊಡುವವರನ್ನೂ ರಕ್ಷಿಸುತ್ತದೆ. ಕೆಲವು ಸರಳ ಅಭ್ಯಾಸಗಳಿಂದ, ವರ್ಷಗಳ ನಂತರವೂ ಪ್ರತಿ ಪೇಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ಒಂದು ನಿಮಿಷದಲ್ಲಿ ಹುಡುಕಬಹುದು.
ಯಾರು ಸಹಿ ಮಾಡಬೇಕು
- ತಯಾರಿಸಿದವರು: ವೋಚರ್ ಬರೆದು ಹಣ ಕೊಡುವವರು, ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಅಕೌಂಟೆಂಟ್ ಅಥವಾ ಕ್ಯಾಶಿಯರ್.
- ಅನುಮೋದಿಸಿದವರು: ಪೇಮೆಂಟ್ ನಿಜವಾದದ್ದು ಮತ್ತು ಮೊತ್ತ ಸರಿ ಎಂದು ಒಪ್ಪುವ ಮಾಲೀಕರು, ಪಾಲುದಾರರು ಅಥವಾ ಮ್ಯಾನೇಜರ್. ಅದು ತಯಾರಿಸಿದವರಲ್ಲದೆ ಬೇರೆಯವರಾಗಿರಬೇಕು.
- ಹಣ ಪಡೆದವರು: ಹಣ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವವರು. ಅವರ ಸಹಿ ಹಣ ನಿಜವಾಗಿ ಅವರಿಗೆ ತಲುಪಿದೆ ಎಂದು ತೋರಿಸುತ್ತದೆ.
ಒಬ್ಬರೇ ನಡೆಸುವ ಅಂಗಡಿಯಲ್ಲಿ ನೀವೇ ತಯಾರಿಸಿದವರೂ ಅನುಮೋದಿಸಿದವರೂ ಆಗಿ ಸಹಿ ಮಾಡುತ್ತೀರಿ. ಆಗ ಹಣ ಪಡೆದವರ ಸಹಿ ಮತ್ತು ಅಟ್ಯಾಚ್ ಮಾಡಿದ ಬಿಲ್ ಇನ್ನೂ ಮುಖ್ಯವಾಗುತ್ತವೆ.
ಅನುಮೋದನೆ ಮಿತಿಗಳನ್ನು ಇಡಿ
ಒಂದು ಸರಳ ನಿಯಮ ಬರೆದಿಟ್ಟು ಅದನ್ನು ಪಾಲಿಸಿ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ:
| ಮೊತ್ತ | ಯಾರು ಅನುಮೋದಿಸಬಹುದು | ಹೇಗೆ ಕೊಡಬೇಕು |
|---|---|---|
| ₹2,000 ವರೆಗೆ | ಆಫೀಸ್ ಮ್ಯಾನೇಜರ್ | ಪೆಟ್ಟಿ ಕ್ಯಾಶ್ |
| ₹2,001 ರಿಂದ ₹10,000 | ಮಾಲೀಕರು ಅಥವಾ ಪಾಲುದಾರರು | ಕ್ಯಾಶ್ ಅಥವಾ UPI |
| ₹10,000 ಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು | ಮಾಲೀಕರು ಅಥವಾ ಪಾಲುದಾರರು | ಬ್ಯಾಂಕ್ ಮಾತ್ರ (ಕ್ಯಾಶ್ ಮಿತಿ ನೋಡಿ) |
ಅಂಕಿಗಳು ಒಂದು ಉದಾಹರಣೆ ಮಾತ್ರ; ನಿಮ್ಮ ಬಿಸಿನೆಸ್‌ಗೆ ಹೊಂದುವುದನ್ನು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಿ.
ಅನುಮೋದಿಸುವ ಮುಂಚೆ ಪರಿಶೀಲಿಸಿ
- ಬಿಲ್ ಅಥವಾ ಸ್ಲಿಪ್ ಅಟ್ಯಾಚ್ ಆಗಿದೆ ಮತ್ತು ಅದರ ನಂಬರ್ ನೆರೇಶನ್‌ನಲ್ಲಿದೆ.
- ಬಿಲ್ ಮತ್ತು ವೋಚರ್ ಮೇಲಿನ ಮೊತ್ತ ಒಂದೇ.
- ಅಕೌಂಟ್ ಹೆಡ್ ಸರಿಯಾಗಿದೆ. ಮಷಿನ್ ರಿಪೇರಿ Repairs and maintenance; ಹೊಸ ಮಷಿನ್ ಖರ್ಚೇ ಅಲ್ಲ, ಅದು ಆಸ್ತಿ.
- ಅದೇ ಬಿಲ್ ಹಿಂದೆ ಕಟ್ಟಿಲ್ಲ. ಸೇವ್ ಮಾಡಿದ ವೋಚರ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಹಣ ಪಡೆಯುವವರ ಹೆಸರು ಹುಡುಕಿ.
- ಸ್ಟಾಫ್‌ಗೆ ಅಡ್ವಾನ್ಸ್ ಅನ್ನು ಖರ್ಚಾಗಿ ಅಲ್ಲ, "Advance to staff" ಎಂದು ಬರೆಯಲಾಗಿದೆ, ಆಗ ಅದನ್ನು ಸಂಬಳದಿಂದ ವಸೂಲಿ ಮಾಡಬಹುದು.
ಫೈಲಿಂಗ್
- ಪ್ರತಿ ತಿಂಗಳಿಗೆ ಒಂದು ಫೈಲ್, ವೋಚರ್‌ಗಳು ನಂಬರ್ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ. ಪ್ರತಿ ವೋಚರ್‌ನ ಹಿಂದೆ ಬಿಲ್ ಸ್ಟೇಪಲ್ ಮಾಡಿ.
- ಕ್ಯಾನ್ಸಲ್ ಆದ ವೋಚರ್‌ಗಳು ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲೇ ಇರಲಿ, ಅಡ್ಡ ಗೆರೆ ಹಾಕಿ "Cancelled" ಎಂದು ಗುರುತಿಸಿ, ಆಗ ನಂಬರ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಖಾಲಿ ಇರುವುದಿಲ್ಲ.
- ಬಿಲ್ ಮೇಲೂ ವೋಚರ್ ನಂಬರ್ ಬರೆಯಿರಿ, ಆಗ ಬಿದ್ದುಹೋದ ಬಿಲ್ ಅನ್ನು ಮತ್ತೆ ಸರಿಯಾದ ಜಾಗಕ್ಕೆ ಇಡಬಹುದು.
- ಬ್ಯಾಂಕ್ ವೋಚರ್ ಮತ್ತು ಕ್ಯಾಶ್ ವೋಚರ್‌ಗಳನ್ನು ಒಂದೇ ಸೀರೀಸ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಡಿ. ಪ್ರತಿ ವೋಚರ್ ಮೇಲಿನ ಪೇಮೆಂಟ್ ವಿಧಾನ ಅವುಗಳನ್ನು ಬೇರ್ಪಡಿಸುತ್ತದೆ.
- ತಿಂಗಳ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಅಕೌಂಟ್ ಹೆಡ್ ಪ್ರಕಾರ ವೋಚರ್‌ಗಳನ್ನು ಕೂಡಿಸಿ, ಬ್ಯಾಂಕ್ ಸ್ಟೇಟ್‌ಮೆಂಟ್ ಜೊತೆ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಅಕೌಂಟೆಂಟ್‌ಗೆ ಕೊಡಿ.
ಎಷ್ಟು ಕಾಲ ಇಡಬೇಕು
ವೋಚರ್ ಮತ್ತು ಬಿಲ್‌ಗಳನ್ನು ಕನಿಷ್ಠ ಎಂಟು ವರ್ಷ ಇಡಿ. ಕಂಪನಿ ಕಾನೂನು ಕಂಪನಿಗಳಿಗೆ ಪುಸ್ತಕ ಮತ್ತು ಅವುಗಳ ಕಾಗದಗಳನ್ನು ಎಂಟು ವರ್ಷ ಇಡಲು ಹೇಳುತ್ತದೆ, ಮತ್ತು GST ಕಾನೂನು ವರ್ಷದ ಆನ್ಯುಯಲ್ ರಿಟರ್ನ್‌ನ ಡ್ಯೂ ಡೇಟ್‌ನಿಂದ 72 ತಿಂಗಳು ದಾಖಲೆ ಇಡಲು ಹೇಳುತ್ತದೆ, ಅದು ಸುಮಾರು ಏಳು ವರ್ಷಕ್ಕಿಂತ ಸ್ವಲ್ಪ ಹೆಚ್ಚು. ಇನ್‌ಕಮ್ ಟ್ಯಾಕ್ಸ್ ಕೇಸ್‌ಗಳೂ ಹಲವು ವರ್ಷ ಹಿಂದಕ್ಕೆ ಹೋಗಬಹುದು. ಟ್ಯಾಕ್ಸ್ ಕೇಸ್, ಆಡಿಟ್ ಅಥವಾ ವಿವಾದ ಇನ್ನೂ ನಡೆಯುತ್ತಿದ್ದರೆ ಇನ್ನೂ ಹೆಚ್ಚು ಕಾಲ ಇಡಿ; ನಿಮ್ಮ ಬಿಸಿನೆಸ್‌ಗೆ ನಿಖರ ಅವಧಿಯನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಅಕೌಂಟೆಂಟ್ ಹೇಳಬಹುದು.
ಡಿಜಿಟಲ್ ಕಾಪಿಯೂ ಇರಲಿ
ನೀವು ಇಲ್ಲಿ ಸೇವ್ ಮಾಡುವ ಪ್ರತಿ ವೋಚರ್ ಈ ಬ್ರೌಸರ್‌ನಲ್ಲಿ ಇರುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಸೇವ್ ಮಾಡಿದ ಪೇಮೆಂಟ್ ವೋಚರ್‌ಗಳು ನಿಂದ ಮತ್ತೆ ತೆರೆಯಬಹುದು, ಕಾಪಿ ಮಾಡಬಹುದು ಅಥವಾ ಪ್ರಿಂಟ್ ಮಾಡಬಹುದು. ಪ್ರತಿ ತಿಂಗಳು ಫೈಲ್ ಮುಚ್ಚಿದ ನಂತರ ನನ್ನ ಡೇಟಾ ತೆರೆದು ಬ್ಯಾಕಪ್ ಫೈಲ್ ಸೇವ್ ಮಾಡಿ ಒತ್ತಿ; ಆ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಪೆನ್ ಡ್ರೈವ್ ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ಇಮೇಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಇಡಿ. ಸಹಿ ಇರುವ ಕಾಗದದ ವೋಚರ್‌ಗಳನ್ನೂ ಸ್ಕ್ಯಾನ್ ಮಾಡುವುದಾದರೆ, ಸ್ಕ್ಯಾನ್‌ಗೆ ವೋಚರ್ ನಂಬರ್ ಹೆಸರಿಡಿ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ PV-26-27-045.pdf, ಆಗ ಕಾಗದ ಮತ್ತು ಸ್ಕ್ಯಾನ್ ಹೊಂದುತ್ತವೆ.