ವೋಚರ್ › ಪೇಮೆಂಟ್ ವೋಚರ್ ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್

ಪೇಮೆಂಟ್ ವೋಚರ್ ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್: ಅದರಲ್ಲಿ ಏನು ಹಾಕಬೇಕು

ಹಣ ಹೊರಗೆ ಕೊಡಲಾಗಿದೆ ಎಂಬುದಕ್ಕೆ ಆಫೀಸ್‌ನ ಸ್ವಂತ ದಾಖಲೆ ಪೇಮೆಂಟ್ ವೋಚರ್. ನಿಮ್ಮ ಅಕೌಂಟೆಂಟ್ ಅಥವಾ ಆಡಿಟರ್ ನಂತರ ಕೇಳುವ ನಾಲ್ಕು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಇದು ಉತ್ತರಿಸುತ್ತದೆ: ಯಾರಿಗೆ ಕೊಡಲಾಯಿತು, ಯಾಕೆ, ಎಷ್ಟು, ಮತ್ತು ಯಾರು ಅನುಮತಿ ಕೊಟ್ಟರು.

ಪೇಮೆಂಟ್ ವೋಚರ್‌ನ ಭಾಗಗಳು

1. "Payment Voucher" ಎಂಬ ಹೆಡಿಂಗ್. ಕೆಲವು ಆಫೀಸ್‌ಗಳು "Cash Voucher" ಅಥವಾ "Debit Voucher" ಎಂದು ಪ್ರಿಂಟ್ ಮಾಡುತ್ತವೆ; ಅರ್ಥ ಒಂದೇ.
2. ನಿಮ್ಮ ಬಿಸಿನೆಸ್ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ವಿಳಾಸ ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ, ಆಗ ವೋಚರ್ ನಿಮ್ಮ ಪುಸ್ತಕದ್ದು ಎಂದು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗುತ್ತದೆ.
3. ವೋಚರ್ ನಂಬರ್ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕ. ಪ್ರತಿ ಫೈನಾನ್ಶಿಯಲ್ ಇಯರ್‌ಗೆ ಒಂದೇ ನಡೆಯುವ ಸೀರೀಸ್ ಬಳಸಿ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ PV/26-27/001. ದಿನಾಂಕ ಹಣ ಕೊಟ್ಟ ದಿನ, ಬಿಲ್‌ನ ದಿನ ಅಲ್ಲ.
4. ಯಾರಿಗೆ ಪಾವತಿಸಲಾಗಿದೆ: ಹಣ ಪಡೆದ ವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರು, ಇದ್ದರೆ ಫೋನ್ ಅಥವಾ ವಿಳಾಸ ಜೊತೆ.
5. ವಿವರ: ಪೇಮೆಂಟ್ ಯಾವುದಕ್ಕೆ ಎಂದು ಸರಳ ಪದಗಳಲ್ಲಿ. "Conveyance" ಗಿಂತ "ಬ್ಯಾಂಕ್‌ಗೆ ಹೋಗಿ ಬರಲು ಆಟೋ ಚಾರ್ಜ್, 3 Nov" ಉತ್ತಮ.
6. ಅಕೌಂಟ್ ಹೆಡ್: ಪೇಮೆಂಟ್ ಹೋಗುವ ಖರ್ಚು ಅಥವಾ ಲೆಡ್ಜರ್, ಉದಾಹರಣೆಗೆ Travel and conveyance ಅಥವಾ Repairs and maintenance. ಇದರಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಅಕೌಂಟೆಂಟ್ ಬೇಗ ಪೋಸ್ಟ್ ಮಾಡಬಹುದು.
7. ಪ್ರತಿ ಸಾಲಿನ ಮೊತ್ತ, ಒಟ್ಟು, ಮತ್ತು ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ ಒಟ್ಟು.
8. ಪೇಮೆಂಟ್ ವಿಧಾನ: ಕ್ಯಾಶ್, UPI, ಚೆಕ್, ಬ್ಯಾಂಕ್ ಟ್ರಾನ್ಸ್‌ಫರ್, ಕಾರ್ಡ್ ಅಥವಾ ಡಿಮ್ಯಾಂಡ್ ಡ್ರಾಫ್ಟ್, ಚೆಕ್ ಅಥವಾ ರೆಫರೆನ್ಸ್ ನಂಬರ್ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕ ಜೊತೆ.
9. ನೆರೇಶನ್: ಬೇಕಿದ್ದರೆ ಇನ್ನೊಂದು ಅಥವಾ ಎರಡು ಸಾಲು, ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಅದು ಸೆಟಲ್ ಮಾಡುವ ಬಿಲ್ ನಂಬರ್.
10. ಸಹಿಗಳು: ತಯಾರಿಸಿದವರು, ಅನುಮೋದಿಸಿದವರು, ಮತ್ತು ಹಣ ಪಡೆದವರ ಸಹಿ. ₹5,000 ಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚಿನ ಕ್ಯಾಶ್‌ಗೆ ಹಣ ಪಡೆದವರು ₹1 ರೆವೆನ್ಯೂ ಸ್ಟ್ಯಾಂಪ್ ಮೇಲೆ ಅಡ್ಡವಾಗಿ ಸಹಿ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ.

ಒಂದು ಸ್ಯಾಂಪಲ್

#	ವಿವರ	ಅಕೌಂಟ್ ಹೆಡ್	ಮೊತ್ತ
1	ಪ್ಲಂಬರ್: ಸ್ಟೋರ್ ರೂಮ್‌ನಲ್ಲಿ ಸೋರುವ ನಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಪೈಪ್	Repairs and maintenance	₹1,450
2	ಪ್ಲಂಬರ್ ಖರೀದಿಸಿದ ಪೈಪ್ ಫಿಟ್ಟಿಂಗ್ಸ್	Repairs and maintenance	₹380
3	ಗೋದಾಮಿನಿಂದ ಅಂಗಡಿಗೆ ಟೆಂಪೋ, 12 ಕಾರ್ಟನ್	Freight and cartage	₹600

ಒಟ್ಟು ₹2,430. ಅಕ್ಷರಗಳಲ್ಲಿ: Rupees Two Thousand Four Hundred Thirty Only. 4 Nov 2026 ರಂದು ರಮೇಶ್ ಕುಮಾರ್ ಅವರಿಗೆ ಕ್ಯಾಶ್ ಮೂಲಕ ಕೊಡಲಾಗಿದೆ. ನೆರೇಶನ್: "ಅವರ ಸ್ಲಿಪ್ ನಂ. 57 ರ ಪ್ರಕಾರ ಸ್ಟೋರ್ ರೂಮ್ ರಿಪೇರಿ; ಟೆಂಪೋ ಅವರೇ ಬುಕ್ ಮಾಡಿದ್ದು." ತಯಾರಿಸಿದವರು ಅನಿತಾ, ಅನುಮೋದಿಸಿದವರು ಶರ್ಮಾ ಅವರು, ಸಹಿ ರಮೇಶ್ ಕುಮಾರ್.

ಒಂದು ವೋಚರ್ ಅಥವಾ ಹಲವು?

ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಮಾಡುವ ಪ್ರತಿ ಪೇಮೆಂಟ್‌ಗೆ ಒಂದು ವೋಚರ್ ಬರೆಯಿರಿ. ಅದೇ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಒಂದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಹಲವು ವಿಷಯಗಳಿಗೆ ಹಣ ಕೊಟ್ಟರೆ, ಸ್ಯಾಂಪಲ್‌ನಂತೆ ಅದೇ ವೋಚರ್‌ನ ಬೇರೆ ಬೇರೆ ಸಾಲುಗಳಲ್ಲಿ ಹಾಕಿ. ಇಬ್ಬರು ಬೇರೆ ಹಣ ಪಡೆಯುವವರನ್ನು ಒಂದೇ ವೋಚರ್‌ನಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಬೇಡಿ: ಅವರಲ್ಲಿ ಒಬ್ಬರು ನಂತರ ಮೊತ್ತದ ಬಗ್ಗೆ ವಾದ ಮಾಡಿದರೆ, ಕಾಗದ ನಿಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡುವುದಿಲ್ಲ.

ಸಾಮಾನ್ಯ ತಪ್ಪುಗಳು

• ಹಣ ಪಡೆದವರ ಸಹಿ ಇಲ್ಲ. ಅದಿಲ್ಲದೆ ವೋಚರ್ ನೀವು ಕೊಟ್ಟಿದ್ದೀರಿ ಎಂದು ನೀವು ಹೇಳುತ್ತೀರಿ ಎಂದು ಮಾತ್ರ ತೋರಿಸುತ್ತದೆ. ಕ್ಯಾಶ್ ನಿಮ್ಮ ಕೈಬಿಡುವ ಮುಂಚೆ ಹಣ ಪಡೆಯುವವರ ಸಹಿ ಪಡೆಯಿರಿ.
• ಅಸ್ಪಷ್ಟ ವಿವರ ಉದಾಹರಣೆಗೆ "Misc. ₹4,000". ಆಡಿಟರ್‌ಗಳು ಮೊದಲು ಇಂತಹ ಸಾಲುಗಳನ್ನೇ ಪ್ರಶ್ನಿಸುತ್ತಾರೆ. ಬೇರೆಲ್ಲೂ ಹೊಂದದ ಸಣ್ಣ ಮೊತ್ತಗಳಿಗೆ ಮಾತ್ರ Miscellaneous ಬಳಸಿ.
• ನಂಬರಿಂಗ್‌ನಲ್ಲಿ ಖಾಲಿ. ಒಂದು ವೋಚರ್ ಹಾಳಾದರೆ, ಹರಿದು ಹಾಕುವ ಬದಲು "Cancelled" ಎಂದು ಗುರುತಿಸಿ ಇಡಿ.
• ಅಂಕಿ ಮತ್ತು ಅಕ್ಷರಗಳು ಹೊಂದದಿರುವುದು. ಮೇಕರ್ ಒಟ್ಟು ಮೊತ್ತದಿಂದಲೇ ಅಕ್ಷರ ಬರೆಯುತ್ತದೆ, ಹಾಗಾಗಿ ಅವು ಯಾವಾಗಲೂ ಹೊಂದುತ್ತವೆ.
• ಸಪ್ಲೈಯರ್ ಬಿಲ್ ಅಟ್ಯಾಚ್ ಮಾಡದಿರುವುದು. ಹಣ ಪಡೆದವರು ಬಿಲ್ ಕೊಟ್ಟಾಗ, ಅದರ ನಂಬರ್ ಅನ್ನು ನೆರೇಶನ್‌ನಲ್ಲಿ ಬರೆದು ವೋಚರ್‌ಗೆ ಸ್ಟೇಪಲ್ ಮಾಡಿ.

ಇಲ್ಲಿ ಮಾಡುವುದು

ವೋಚರ್ ಮೇಕರ್ ಮೇಲಿನ ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಒಂದೇ A5 ಅಥವಾ A4 ಪೇಜ್‌ನಲ್ಲಿ ಪ್ರಿಂಟ್ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ದಿನಕ್ಕೆ ಹಲವು ಬಾರಿ ಆಗುವ ಸಣ್ಣ ಖರ್ಚುಗಳಿಗೆ ಪೆಟ್ಟಿ ಕ್ಯಾಶ್ ಬುಕ್ ನಲ್ಲೂ ನಡೆಯುವ ದಾಖಲೆ ಇಡಿ, ಮತ್ತು ಅಲ್ಲಿ ವೋಚರ್ ನಂಬರ್‌ಗಳನ್ನು ಬರೆಯಿರಿ. ಬೇರೆ ಅಕೌಂಟಿಂಗ್ ಕಾಗದಗಳ ನಡುವೆ ವೋಚರ್ ಎಲ್ಲಿ ಬರುತ್ತದೆ ಎಂದು ತಿಳಿಯಲು ಅಕೌಂಟಿಂಗ್‌ನಲ್ಲಿ ವೋಚರ್‌ಗಳ ವಿಧಗಳು ಓದಿ.