વાઉચર › વાઉચરની મંજૂરી અને ફાઇલિંગ

પેમેન્ટ વાઉચરની મંજૂરી અને ફાઇલિંગ

વાઉચર બિઝનેસ જેટલું જ પૈસા આપનાર વ્યક્તિને પણ બચાવે છે. થોડી સાદી ટેવોથી દરેક પેમેન્ટ એક મિનિટમાં શોધી શકાય છે, વર્ષો પછી પણ.

કોણે સહી કરવી

1. બનાવનાર: વાઉચર લખનાર અને પૈસા આપનાર વ્યક્તિ, સામાન્ય રીતે એકાઉન્ટન્ટ કે કેશિયર.
2. મંજૂર કરનાર: માલિક, ભાગીદાર કે મેનેજર જે સંમત થાય કે પેમેન્ટ સાચું છે અને રકમ બરાબર છે. તે બનાવનાર સિવાયની વ્યક્તિ હોવી જોઈએ.
3. પૈસા લેનાર: પૈસા લેતી વ્યક્તિ. તેમની સહી બતાવે છે કે પૈસા ખરેખર તેમના સુધી પહોંચ્યા.

એક વ્યક્તિની દુકાનમાં તમે બનાવનાર અને મંજૂર કરનાર બંને તરીકે સહી કરશો. ત્યારે પૈસા લેનારની સહી અને જોડેલું બિલ વધુ મહત્વનાં બને છે.

મંજૂરીની મર્યાદા નક્કી કરો

એક સાદો નિયમ લખી રાખો અને તેને વળગી રહો. જેમ કે:

આંકડા ફક્ત ઉદાહરણ છે; તમારા બિઝનેસને જે ફાવે તે પસંદ કરો.

મંજૂર કરતાં પહેલાં ચકાસો

• બિલ કે સ્લિપ જોડેલી છે અને તેનો નંબર નોંધમાં છે.
• બિલ પરની અને વાઉચર પરની રકમ સરખી છે.
• ખાતાનું હેડ સાચું છે. મશીનનું રિપેર Repairs and maintenance છે; નવું મશીન ખર્ચ જ નથી, એસેટ છે.
• એ જ બિલ પહેલાં ભરાયું નથી. સેવ કરેલાં વાઉચરમાં પૈસા લેનારનું નામ શોધો.
• સ્ટાફને એડવાન્સ ખર્ચ તરીકે નહીં, "Advance to staff" તરીકે લખાયો છે, જેથી પગારમાંથી પાછો વસૂલી શકાય.

ફાઇલિંગ

• દર મહિને એક ફાઇલ, વાઉચર નંબરના ક્રમમાં. દરેક વાઉચરની પાછળ બિલ સ્ટેપલ કરો.
• રદ થયેલાં વાઉચર ફાઇલમાં જ રહે, ચોકડી મારીને અને "Cancelled" લખીને, જેથી નંબરમાં ગાબડાં ન રહે.
• બિલ પર પણ વાઉચર નંબર લખો, જેથી છૂટું પડેલું બિલ પાછું મૂકી શકાય.
• બેંક અને કેશનાં વાઉચર એક જ સિરીઝમાં રાખો. દરેક વાઉચર પરની પેમેન્ટની રીત તેમને જુદાં પાડે છે.
• મહિનાના અંતે ખાતાના હેડ મુજબ વાઉચરનો સરવાળો કરો અને બેંક સ્ટેટમેન્ટ સાથે ફાઇલ તમારા એકાઉન્ટન્ટને આપો.

કેટલો સમય રાખવાં

વાઉચર અને બિલ ઓછામાં ઓછાં આઠ વર્ષ રાખો. કંપની કાયદો કંપનીઓને ચોપડા અને તેના કાગળ આઠ વર્ષ રાખવા કહે છે, અને GST કાયદો વર્ષના વાર્ષિક રિટર્નની ડ્યુ ડેટથી 72 મહિના રેકોર્ડ રાખવા કહે છે, જે સાત વર્ષથી થોડું વધુ થાય છે. ઇન્કમ ટેક્સના કેસ પણ ઘણાં વર્ષ પાછળ જઈ શકે છે. કોઈ ટેક્સ કેસ, ઓડિટ કે વિવાદ ચાલુ હોય તો વધુ સમય રાખો; તમારા બિઝનેસ માટે ચોક્કસ સમયગાળો તમારા એકાઉન્ટન્ટ જણાવી શકે.

ડિજિટલ કૉપી પણ

અહીં સેવ કરેલું દરેક વાઉચર આ બ્રાઉઝરમાં રહે છે અને સેવ કરેલાં પેમેન્ટ વાઉચર માંથી ફરી ખોલી, કૉપી કરી કે છાપી શકાય છે. ફાઇલ બંધ કર્યા પછી દર મહિને મારો ડેટા ખોલો અને બેકઅપ ફાઇલ સેવ કરો દબાવો; તે ફાઇલ પેન ડ્રાઇવ કે તમારા ઇમેલમાં રાખો. સહીવાળાં કાગળનાં વાઉચર સ્કેન પણ કરો તો સ્કેનનું નામ વાઉચર નંબરથી રાખો, જેમ કે PV-26-27-045.pdf, જેથી કાગળ અને સ્કેન મેળ ખાય.