વાઉચર › પેમેન્ટ વાઉચર ફોર્મેટ
પેમેન્ટ વાઉચર ફોર્મેટ: તેમાં શું લખવું
પેમેન્ટ વાઉચર ઓફિસનો પોતાનો રેકોર્ડ છે કે પૈસા આપ્યા. તે ચાર સવાલનો જવાબ આપે છે જે તમારા એકાઉન્ટન્ટ કે ઓડિટર પછી પૂછશે: કોને આપ્યા, શા માટે, કેટલા, અને કોણે મંજૂરી આપી.
પેમેન્ટ વાઉચરના ભાગ
- "Payment Voucher" શીર્ષક. કેટલીક ઓફિસ "Cash Voucher" કે "Debit Voucher" છાપે છે; અર્થ એક જ છે.
- ઉપર તમારા બિઝનેસનું નામ અને સરનામું, જેથી વાઉચર સ્પષ્ટ રીતે તમારા ચોપડાનું હોય.
- વાઉચર નંબર અને તારીખ. દર ફાઇનાન્સિયલ યર માટે એક ચાલુ સિરીઝ વાપરો, જેમ કે PV/26-27/001. તારીખ એ દિવસની છે જ્યારે પૈસા અપાયા, બિલની તારીખ નહીં.
- કોને આપ્યા: પૈસા લેનાર વ્યક્તિ કે ફર્મનું નામ, હોય તો ફોન કે સરનામા સાથે.
- વિગત: પેમેન્ટ શેના માટે હતું, સાદા શબ્દોમાં. "3 Nov, બેંક સુધી આવવા-જવાનું રિક્ષા ભાડું" એ "Conveyance" કરતાં સારું છે.
- ખાતાનું હેડ: જે ખર્ચ કે લેજરમાં પેમેન્ટ જાય છે, જેમ કે Travel and conveyance કે Repairs and maintenance. આનાથી તમારા એકાઉન્ટન્ટ તેને ઝડપથી પોસ્ટ કરી શકે છે.
- દરેક લાઇનની રકમ, કુલ, અને શબ્દોમાં કુલ.
- પેમેન્ટની રીત: કેશ, UPI, ચેક, બેંક ટ્રાન્સફર, કાર્ડ કે ડિમાન્ડ ડ્રાફ્ટ, ચેક કે રેફરન્સ નંબર અને તારીખ સાથે.
- નોંધ (નેરેશન): જરૂર હોય તો એક-બે લાઇન વધુ, જેમ કે તે જે બિલ પતાવે છે તેનો નંબર.
- સહી: બનાવનાર, મંજૂર કરનાર અને પૈસા લેનારની સહી. ₹5,000 થી વધુ કેશમાં, લેનાર ₹1 ના રેવન્યુ સ્ટેમ્પ પર આરપાર સહી કરે છે.
એક નમૂનો
| # | વિગત | ખાતાનું હેડ | રકમ |
|---|---|---|---|
| 1 | પ્લમ્બર: સ્ટોર રૂમમાં ટપકતો નળ અને પાઇપ | Repairs and maintenance | ₹1,450 |
| 2 | પ્લમ્બરે ખરીદેલાં પાઇપ ફિટિંગ | Repairs and maintenance | ₹380 |
| 3 | ગોડાઉનથી દુકાન સુધી ટેમ્પો, 12 કાર્ટન | Freight and cartage | ₹600 |
કુલ ₹2,430. શબ્દોમાં: Rupees Two Thousand Four Hundred Thirty Only. 4 Nov 2026 ના રોજ રમેશ કુમારને કેશમાં આપ્યા. નોંધ: "તેમની સ્લિપ નં. 57 મુજબ સ્ટોર રૂમ રિપેર; ટેમ્પો તેમણે બુક કર્યો." બનાવનાર અનિતા, મંજૂર કરનાર શ્રી શર્મા, સહી રમેશ કુમાર.
એક વાઉચર કે અનેક?
એક વ્યક્તિને આપેલા દરેક પેમેન્ટ માટે એક વાઉચર લખો. એક જ વ્યક્તિને એક જ સમયે અનેક વસ્તુ માટે પૈસા અપાય, તો નમૂનાની જેમ એક જ વાઉચરની અલગ લાઇનમાં લખો. બે જુદા પૈસા લેનારને એક વાઉચરમાં ન ભેળવો: તેમાંથી કોઈ પછી રકમ પર વાંધો ઉઠાવે તો કાગળ તમને કામ નહીં આવે.
સામાન્ય ભૂલો
- પૈસા લેનારની સહી નહીં. તેના વગર વાઉચર ફક્ત એટલું બતાવે છે કે તમે કહો છો કે તમે આપ્યા. કેશ તમારા હાથમાંથી જાય તે પહેલાં લેનારની સહી લો.
- અસ્પષ્ટ વિગત, જેમ કે "Misc. ₹4,000". ઓડિટર આવી લાઇન પર પહેલાં સવાલ કરે છે. Miscellaneous ફક્ત નાની રકમ માટે વાપરો જે બીજે ક્યાંય ન બેસે.
- નંબરમાં ગાબડાં. કોઈ વાઉચર બગડે તો તેને ફાડવાને બદલે "Cancelled" લખી રાખો.
- આંકડા અને શબ્દો મેળ ન ખાય. મેકર કુલમાંથી શબ્દો લખે છે, એટલે તે હંમેશાં મેળ ખાય છે.
- સપ્લાયરનું બિલ જોડ્યું નહીં. પૈસા લેનારે બિલ આપ્યું હોય તો તેનો નંબર નોંધમાં લખો અને તેને વાઉચર સાથે સ્ટેપલ કરો.
અહીં બનાવવું
વાઉચર મેકર ઉપરનું બધું એક A5 કે A4 પાના પર છાપે છે. દિવસમાં ઘણી વાર થતા નાના ખર્ચ માટે પેટી કેશ બુક માં ચાલુ રેકોર્ડ પણ રાખો, અને ત્યાં વાઉચર નંબર લખો. હિસાબના બીજા કાગળ વચ્ચે વાઉચર ક્યાં બેસે છે તે જોવા હિસાબમાં વાઉચરના પ્રકાર વાંચો.