ভাউচার › ভাউচারের অনুমোদন আর ফাইলিং
পেমেন্ট ভাউচারের অনুমোদন আর ফাইলিং
ভাউচার ব্যবসাকে যেমন রক্ষা করে, যিনি টাকা দেন তাঁকেও তেমনই। কয়েকটা সহজ অভ্যাসে প্রতিটি পেমেন্ট এক মিনিটে খুঁজে পাওয়া যায়, বহু বছর পরেও।
কে সই করবেন
- কে বানালেন: যিনি ভাউচার লেখেন আর টাকা দেন, সাধারণত অ্যাকাউন্ট্যান্ট বা ক্যাশিয়ার।
- কে অনুমোদন করলেন: মালিক, পার্টনার বা ম্যানেজার, যিনি মেনে নেন যে পেমেন্টটা আসল আর টাকা ঠিক। যিনি বানালেন, তিনি ছাড়া অন্য কেউ হওয়া উচিত।
- প্রাপক: যিনি টাকা নেন। তাঁর সই দেখায় টাকা সত্যিই তাঁর কাছে পৌঁছেছে।
এক-মানুষের দোকানে আপনিই বানানো আর অনুমোদন, দুই জায়গায় সই করবেন। তখন প্রাপকের সই আর জোড়া বিল আরও জরুরি হয়ে যায়।
অনুমোদনের লিমিট ঠিক করুন
একটা সহজ নিয়ম লিখে রাখুন আর মেনে চলুন। যেমন:
| টাকা | কে অনুমোদন করতে পারেন | কীভাবে দেবেন |
|---|---|---|
| ₹2,000 পর্যন্ত | অফিস ম্যানেজার | পেটি ক্যাশ |
| ₹2,001 থেকে ₹10,000 | মালিক বা পার্টনার | ক্যাশ বা UPI |
| ₹10,000-এর বেশি | মালিক বা পার্টনার | শুধু ব্যাংক (ক্যাশের লিমিট দেখুন) |
অঙ্কগুলো শুধু উদাহরণ; আপনার ব্যবসায় যা মানায় তা বেছে নিন।
অনুমোদনের আগে দেখে নিন
- বিল বা স্লিপ জোড়া আছে আর তার নম্বর ন্যারেশনে লেখা।
- বিলের আর ভাউচারের টাকা এক।
- অ্যাকাউন্ট হেড ঠিক। মেশিনের মেরামত হল Repairs and maintenance; নতুন মেশিন খরচই নয়, অ্যাসেট।
- একই বিলের টাকা আগে দেওয়া হয়নি। সেভ করা ভাউচারে প্রাপকের নাম দিয়ে খুঁজুন।
- স্টাফকে অ্যাডভান্স খরচ হিসেবে নয়, "Advance to staff" হিসেবে লেখা, যাতে স্যালারি থেকে কেটে নেওয়া যায়।
ফাইলিং
- প্রতি মাসে একটা ফাইল, নম্বরের ক্রমে ভাউচার। প্রতিটি ভাউচারের পেছনে বিল স্টেপল করুন।
- বাতিল ভাউচার ফাইলেই থাকে, কেটে "Cancelled" লিখে, যাতে নম্বরে ফাঁক না থাকে।
- বিলেও ভাউচার নম্বর লিখুন, যাতে আলগা বিল আবার জায়গায় রাখা যায়।
- ব্যাংক আর ক্যাশের ভাউচার একই সিরিজে রাখুন। প্রতিটি ভাউচারে লেখা পেমেন্টের উপায় দেখেই আলাদা করা যায়।
- মাসের শেষে অ্যাকাউন্ট হেড অনুযায়ী ভাউচার যোগ করে ব্যাংক স্টেটমেন্ট সহ ফাইলটা অ্যাকাউন্ট্যান্টকে দিন।
কতদিন রাখবেন
ভাউচার আর বিল অন্তত আট বছর রাখুন। কোম্পানি আইন কোম্পানিকে খাতা আর কাগজপত্র আট বছর রাখতে বলে, আর GST আইন বছরের অ্যানুয়াল রিটার্নের ডিউ ডেট থেকে 72 মাস রেকর্ড রাখতে বলে, যা সাত বছরের একটু বেশি। ইনকাম ট্যাক্সের কেসও কয়েক বছর পিছিয়ে যেতে পারে। ট্যাক্সের কেস, অডিট বা বিবাদ চলতে থাকলে আরও বেশিদিন রাখুন; আপনার ব্যবসার ঠিক সময়টা অ্যাকাউন্ট্যান্ট বলে দেবেন।
সঙ্গে একটা ডিজিটাল কপিও
এখানে সেভ করা প্রতিটি ভাউচার এই ব্রাউজারে থাকে, আর সেভ করা পেমেন্ট ভাউচার থেকে আবার খোলা, কপি বা প্রিন্ট করা যায়। প্রতি মাসে ফাইল বন্ধ করার পর আমার ডেটা খুলে ব্যাকআপ ফাইল সেভ করুন টিপুন; ফাইলটা পেন ড্রাইভে বা ইমেলে রাখুন। সই করা কাগজের ভাউচারও স্ক্যান করলে স্ক্যানের নাম ভাউচার নম্বর দিয়ে দিন, যেমন PV-26-27-045.pdf, যাতে কাগজ আর স্ক্যান মেলে।