ভাউচার › পেমেন্ট ভাউচার ফরম্যাট

পেমেন্ট ভাউচার ফরম্যাট: এতে কী লিখবেন

পেমেন্ট ভাউচার হল টাকা দেওয়ার ব্যাপারে অফিসের নিজের রেকর্ড। এটা সেই চারটে প্রশ্নের উত্তর দেয় যা পরে অ্যাকাউন্ট্যান্ট বা অডিটর জিজ্ঞেস করবেন: কাকে দেওয়া হল, কেন, কত, আর কে অনুমতি দিলেন।

পেমেন্ট ভাউচারের অংশগুলো

হেডিং "Payment Voucher"। কিছু অফিস "Cash Voucher" বা "Debit Voucher" প্রিন্ট করে; মানে একই।
আপনার ব্যবসার নাম আর ঠিকানা উপরে, যাতে পরিষ্কার হয় ভাউচারটা আপনার খাতার।
ভাউচার নম্বর আর তারিখ। প্রতি ফাইন্যান্সিয়াল ইয়ারে একটা চলতি সিরিজ, যেমন PV/26-27/001। তারিখ হবে যেদিন টাকা দেওয়া হল, বিলের দিন নয়।
কাকে দেওয়া হল: যে ব্যক্তি বা ফার্ম টাকা পেলেন তাঁর নাম, থাকলে ফোন বা ঠিকানা সহ।
বিবরণ: পেমেন্টটা কীসের জন্য, সহজ কথায়। "Conveyance"-এর চেয়ে "ব্যাংকে যাওয়া-আসার অটো ভাড়া, 3 Nov" ভালো।
অ্যাকাউন্ট হেড: যে খরচ বা লেজারে পেমেন্টটা যাবে, যেমন Travel and conveyance বা Repairs and maintenance। এতেই অ্যাকাউন্ট্যান্ট তাড়াতাড়ি এন্ট্রি করতে পারেন।
প্রতিটি লাইনের টাকা, মোট, আর কথায় মোট টাকা।
পেমেন্টের উপায়: ক্যাশ, UPI, চেক, ব্যাংক ট্রান্সফার, কার্ড বা ডিমান্ড ড্রাফট, চেক বা রেফারেন্স নম্বর আর তারিখ সহ।
ন্যারেশন: দরকার হলে আরও এক-দুই লাইন, যেমন কোন বিল নম্বর মিটল।
সই: কে বানালেন, কে অনুমোদন করলেন, আর যিনি টাকা নিলেন তাঁর সই। ₹5,000-এর বেশি ক্যাশে প্রাপক ₹1-এর রেভিনিউ স্ট্যাম্পের উপর দিয়ে সই করেন।

একটা নমুনা

#	বিবরণ	অ্যাকাউন্ট হেড	টাকা
1	প্লাম্বার: স্টোর রুমের চুঁইয়ে পড়া কল আর পাইপ	Repairs and maintenance	₹1,450
2	প্লাম্বারের কেনা পাইপ ফিটিং	Repairs and maintenance	₹380
3	গুদাম থেকে দোকানে টেম্পো, 12টি কার্টন	Freight and cartage	₹600

মোট ₹2,430। কথায়: Rupees Two Thousand Four Hundred Thirty Only। 4 Nov 2026-এ রমেশ কুমারকে ক্যাশে দেওয়া হল। ন্যারেশন: "তাঁর স্লিপ নং 57 অনুযায়ী স্টোর রুম মেরামত; টেম্পো তিনিই বুক করেছিলেন।" বানালেন অনিতা, অনুমোদন করলেন মি. শর্মা, সই করলেন রমেশ কুমার।

একটা ভাউচার না অনেকগুলো?

এক ব্যক্তিকে প্রতিটি পেমেন্টের জন্য একটা ভাউচার লিখুন। একই ব্যক্তিকে একই সময়ে কয়েকটা কাজের জন্য টাকা দিলে, নমুনার মতো একই ভাউচারের আলাদা লাইনে লিখুন। একটা ভাউচারে দুজন আলাদা প্রাপক মেশাবেন না: পরে একজন টাকা নিয়ে আপত্তি তুললে কাগজটা কাজে আসবে না।

সাধারণ ভুল

প্রাপকের সই নেই। এটা ছাড়া ভাউচার শুধু দেখায় যে আপনি বলছেন টাকা দিয়েছেন। ক্যাশ হাত থেকে যাওয়ার আগে প্রাপককে দিয়ে সই করান।
অস্পষ্ট বিবরণ, যেমন "Misc. ₹4,000"। অডিটর আগে এমন লাইনই প্রশ্ন করেন। Miscellaneous শুধু সেই ছোট অঙ্কের জন্য যা অন্য কোথাও খাপ খায় না।
নম্বরে ফাঁক। কোনো ভাউচার নষ্ট হলে ছিঁড়ে না ফেলে "Cancelled" লিখে রেখে দিন।
সংখ্যা আর কথা মিলছে না। মেকার মোট থেকেই কথা লেখে, তাই সবসময় মেলে।
সাপ্লায়ারের বিল জোড়া নেই। প্রাপক বিল দিলে তার নম্বর ন্যারেশনে লিখে বিলটা ভাউচারে স্টেপল করে দিন।

এখানে বানানো

ভাউচার মেকার উপরের সবকিছু এক পাতা A5 বা A4-এ প্রিন্ট করে। দিনে বহুবার হওয়া ছোট খরচের জন্য পেটি ক্যাশ বুকেও চলতি রেকর্ড রাখুন, আর সেখানে ভাউচার নম্বর লিখুন। হিসাবের অন্য কাগজের মধ্যে ভাউচারের জায়গা কোথায়, জানতে পড়ুন হিসাবে ভাউচারের ধরন।

এখনই পেমেন্ট ভাউচার বানান।মেকার খুলুন