வவுச்சர் › வவுச்சர் அனுமதியும் ஃபைலிங்கும்
பேமெண்ட் வவுச்சர்களை அனுமதிப்பதும் ஃபைல் செய்வதும்
வவுச்சர் பிசினஸைப் பாதுகாப்பது போலவே பணம் கொடுப்பவரையும் பாதுகாக்கிறது. சில எளிய பழக்கங்களால், வருடங்கள் கழித்தும் ஒவ்வொரு பேமெண்ட்டையும் ஒரு நிமிடத்தில் கண்டுபிடிக்கலாம்.
யார் கையெழுத்திட வேண்டும்
- தயாரித்தவர்: வவுச்சரை எழுதி பணத்தைக் கொடுப்பவர், பொதுவாக அக்கவுண்டன்ட் அல்லது கேஷியர்.
- அனுமதித்தவர்: பேமெண்ட் உண்மையானது, தொகை சரியானது என்று ஒப்புக்கொள்ளும் உரிமையாளர், பார்ட்னர் அல்லது மேனேஜர். தயாரித்தவரைத் தவிர வேறொருவராக இருக்க வேண்டும்.
- பணம் பெறுபவர்: பணத்தை வாங்கும் நபர். அவருடைய கையெழுத்து பணம் உண்மையில் அவரிடம் சேர்ந்தது என்று காட்டும்.
ஒரு நபர் மட்டும் உள்ள கடையில், நீங்களே தயாரித்தவராகவும் அனுமதித்தவராகவும் கையெழுத்திடுவீர்கள். அப்போது பணம் பெறுபவரின் கையெழுத்தும் இணைத்த பில்லும் இன்னும் முக்கியமாகின்றன.
அனுமதி லிமிட்டுகளை வையுங்கள்
ஒரு எளிய விதியை எழுதி அதைப் பின்பற்றுங்கள். உதாரணமாக:
| தொகை | யார் அனுமதிக்கலாம் | எப்படிக் கொடுப்பது |
|---|---|---|
| ₹2,000 வரை | ஆபீஸ் மேனேஜர் | பெட்டி கேஷ் |
| ₹2,001 முதல் ₹10,000 வரை | உரிமையாளர் அல்லது பார்ட்னர் | கேஷ் அல்லது UPI |
| ₹10,000-க்கு மேல் | உரிமையாளர் அல்லது பார்ட்னர் | பேங்க் மட்டும் (கேஷ் லிமிட் பாருங்கள்) |
இந்த எண்கள் உதாரணம் மட்டுமே; உங்கள் பிசினஸுக்கு ஏற்றதைத் தேர்ந்தெடுங்கள்.
அனுமதிக்கும் முன் சரிபாருங்கள்
- பில் அல்லது சிலிப் இணைக்கப்பட்டுள்ளது, அதன் நம்பர் நேரேஷனில் உள்ளது.
- பில்லிலும் வவுச்சரிலும் உள்ள தொகை ஒன்றுதான்.
- அக்கவுண்ட் ஹெட் சரியானது. ஒரு மெஷினுக்கு ரிப்பேர் என்பது Repairs and maintenance; புதிய மெஷின் செலவே அல்ல, அது ஒரு சொத்து.
- அதே பில்லுக்கு முன்பு பணம் கொடுக்கப்படவில்லை. சேவ் செய்த வவுச்சர்களில் பணம் பெற்றவர் பெயரைத் தேடுங்கள்.
- ஸ்டாஃபுக்குக் கொடுத்த அட்வான்ஸ் செலவாக அல்ல, "Advance to staff" என்று எழுதப்பட்டுள்ளது, அப்போது அதைச் சம்பளத்திலிருந்து பிடிக்கலாம்.
ஃபைலிங்
- ஒரு மாதத்துக்கு ஒரு ஃபைல், நம்பர் வரிசையில் வவுச்சர்கள். ஒவ்வொரு வவுச்சருக்குப் பின்னாலும் பில்லை ஸ்டேப்பிள் செய்யுங்கள்.
- கேன்சல் செய்த வவுச்சர்களும் ஃபைலில் இருக்கும், அடித்து "Cancelled" என்று குறித்து, அப்போது நம்பர்களில் இடைவெளி இருக்காது.
- பில்லிலும் வவுச்சர் நம்பரை எழுதுங்கள், அப்போது தனியாக விழுந்த பில்லைத் திரும்ப வைக்கலாம்.
- பேங்க் வவுச்சர்களையும் கேஷ் வவுச்சர்களையும் ஒரே சீரிஸில் வையுங்கள். ஒவ்வொரு வவுச்சரிலும் உள்ள முறை அவற்றைப் பிரித்துக் காட்டும்.
- மாத முடிவில், அக்கவுண்ட் ஹெட் வாரியாக வவுச்சர்களைக் கூட்டி, பேங்க் ஸ்டேட்மெண்டுடன் ஃபைலை உங்கள் அக்கவுண்டன்டிடம் கொடுங்கள்.
எவ்வளவு காலம் வைத்திருப்பது
வவுச்சர்களையும் பில்களையும் குறைந்தது எட்டு வருடம் வைத்திருங்கள். கம்பெனி சட்டம் கம்பெனிகள் கணக்குப் புத்தகங்களையும் அவற்றின் பேப்பர்களையும் எட்டு வருடம் வைக்கச் சொல்கிறது, GST சட்டம் அந்த வருடத்தின் வருடாந்திர ரிட்டர்ன் கடைசி தேதியிலிருந்து 72 மாதம் ரெக்கார்டுகளை வைக்கச் சொல்கிறது, அது ஏழு வருடத்துக்குச் சற்று அதிகம். இன்கம் டாக்ஸ் வழக்குகளும் பல வருடங்கள் பின்னோக்கிப் போகலாம். டாக்ஸ் வழக்கு, ஆடிட் அல்லது சண்டை இன்னும் முடியாமல் இருந்தால் இன்னும் அதிக காலம் வையுங்கள்; உங்கள் பிசினஸுக்கான சரியான காலத்தை உங்கள் அக்கவுண்டன்ட் சொல்வார்.
கூடவே ஒரு டிஜிட்டல் காப்பி
இங்கே நீங்கள் சேவ் செய்யும் ஒவ்வொரு வவுச்சரும் இந்த பிரவுசரில் இருக்கும், சேவ் செய்த பேமெண்ட் வவுச்சர்கள் பகுதியிலிருந்து மீண்டும் திறக்கலாம், காப்பி செய்யலாம், பிரிண்ட் செய்யலாம். ஒவ்வொரு மாதமும் ஃபைலை மூடிய பிறகு என் டேட்டா திறந்து பேக்கப் ஃபைல் சேவ் செய்யவும் அழுத்துங்கள்; அந்த ஃபைலை பென் டிரைவில் அல்லது உங்கள் இமெயிலில் வையுங்கள். கையெழுத்திட்ட பேப்பர் வவுச்சர்களையும் ஸ்கேன் செய்தால், ஸ்கேனுக்கு வவுச்சர் நம்பரைப் பெயராக வையுங்கள், உதாரணமாக PV-26-27-045.pdf, அப்போது பேப்பரும் ஸ்கேனும் பொருந்தும்.