வவுச்சர் › பேமெண்ட் வவுச்சர் ஃபார்மட்
பேமெண்ட் வவுச்சர் ஃபார்மட்: அதில் என்ன போட வேண்டும்
பேமெண்ட் வவுச்சர் என்பது பணம் வெளியே கொடுக்கப்பட்டது என்பதற்கான ஆபீஸின் சொந்த ரெக்கார்டு. உங்கள் அக்கவுண்டன்டோ ஆடிட்டரோ பிறகு கேட்கும் நான்கு கேள்விகளுக்கு அது பதில் சொல்லும்: யாருக்குக் கொடுத்தது, ஏன், எவ்வளவு, யார் அனுமதித்தார்.
பேமெண்ட் வவுச்சரின் பகுதிகள்
- "Payment Voucher" என்ற தலைப்பு. சில அலுவலகங்கள் "Cash Voucher" அல்லது "Debit Voucher" என்று பிரிண்ட் செய்யும்; எல்லாம் ஒன்றுதான்.
- உங்கள் பிசினஸ் பெயரும் முகவரியும் மேலே, அப்போது வவுச்சர் உங்கள் கணக்கைச் சேர்ந்தது என்று தெளிவாகத் தெரியும்.
- வவுச்சர் நம்பர் மற்றும் தேதி. ஒவ்வொரு நிதியாண்டுக்கும் ஒரே தொடர் சீரிஸ், உதாரணமாக PV/26-27/001. தேதி பணம் கொடுத்த நாள், பில்லின் நாள் அல்ல.
- யாருக்குக் கொடுக்கப்பட்டது: பணம் பெற்ற நபர் அல்லது நிறுவனத்தின் பெயர், இருந்தால் போன் அல்லது முகவரி.
- விவரம்: பேமெண்ட் எதற்கு என்று எளிய வார்த்தைகளில். "Conveyance" என்பதை விட "3 Nov, பேங்க் போய் வர ஆட்டோ கட்டணம்" சிறந்தது.
- அக்கவுண்ட் ஹெட்: பேமெண்ட் போகும் செலவு அல்லது லெட்ஜர், உதாரணமாக Travel and conveyance அல்லது Repairs and maintenance. இதனால்தான் உங்கள் அக்கவுண்டன்ட் அதை சீக்கிரம் போஸ்ட் செய்ய முடியும்.
- ஒவ்வொரு வரிக்கும் தொகை, மொத்தம், மொத்தம் எழுத்தில்.
- பேமெண்ட் முறை: கேஷ், UPI, செக், பேங்க் டிரான்ஸ்ஃபர், கார்டு அல்லது டிமாண்ட் டிராஃப்ட், செக் அல்லது ரெஃபரன்ஸ் நம்பர், தேதியுடன்.
- நேரேஷன்: தேவையென்றால் இன்னும் ஒன்றிரண்டு வரிகள், உதாரணமாக அது தீர்க்கும் பில் நம்பர்.
- கையெழுத்துகள்: தயாரித்தவர், அனுமதித்தவர், பணம் பெறுபவரின் கையெழுத்து. ₹5,000-க்கு மேலான கேஷுக்கு, பணம் பெறுபவர் ₹1 ரெவின்யூ ஸ்டாம்பின் மேல் கையெழுத்திடுவார்.
ஒரு மாதிரி
| # | விவரம் | அக்கவுண்ட் ஹெட் | தொகை |
|---|---|---|---|
| 1 | பிளம்பர்: ஸ்டோர் ரூமில் கசியும் குழாய், பைப் | Repairs and maintenance | ₹1,450 |
| 2 | பிளம்பர் வாங்கிய பைப் ஃபிட்டிங்ஸ் | Repairs and maintenance | ₹380 |
| 3 | குடோனிலிருந்து கடைக்கு டெம்போ, 12 கார்டன் | Freight and cartage | ₹600 |
மொத்தம் ₹2,430. எழுத்தில்: Rupees Two Thousand Four Hundred Thirty Only. 4 Nov 2026 அன்று Ramesh Kumar-க்கு கேஷாகக் கொடுக்கப்பட்டது. நேரேஷன்: "அவருடைய சிலிப் எண் 57-இன்படி ஸ்டோர் ரூம் ரிப்பேர்; டெம்போ அவர் புக் செய்தது." தயாரித்தவர் Anita, அனுமதித்தவர் Mr. Sharma, கையெழுத்து Ramesh Kumar.
ஒரு வவுச்சரா, பலவா?
ஒரு நபருக்குக் கொடுக்கும் ஒவ்வொரு பேமெண்ட்டுக்கும் ஒரு வவுச்சர் எழுதுங்கள். அதே நபருக்கு ஒரே நேரத்தில் பல விஷயங்களுக்குக் கொடுத்தால், மாதிரியில் உள்ளது போல அதே வவுச்சரின் தனித்தனி வரிகளில் போடுங்கள். இரண்டு வெவ்வேறு நபர்களை ஒரே வவுச்சரில் கலக்காதீர்கள்: அவர்களில் ஒருவர் பிறகு தொகையை மறுத்தால், பேப்பர் உங்களுக்கு உதவாது.
பொதுவான தவறுகள்
- பணம் பெறுபவரின் கையெழுத்து இல்லாதது. அது இல்லாமல், நீங்கள் கொடுத்ததாகச் சொல்கிறீர்கள் என்பதை மட்டுமே வவுச்சர் காட்டும். கேஷ் உங்கள் கையை விட்டுப் போகும் முன் பெறுபவரைக் கையெழுத்திடச் சொல்லுங்கள்.
- "Misc. ₹4,000" போன்ற தெளிவில்லாத விவரம். ஆடிட்டர்கள் முதலில் கேள்வி கேட்பது இப்படிப்பட்ட வரிகளைத்தான். வேறு எங்கும் பொருந்தாத சிறிய தொகைகளுக்கு மட்டும் Miscellaneous பயன்படுத்துங்கள்.
- நம்பரில் இடைவெளி. ஒரு வவுச்சர் கெட்டுப்போனால், கிழிக்காமல் "Cancelled" என்று குறித்து வையுங்கள்.
- எண்ணும் எழுத்தும் பொருந்தாதது. மேக்கர் மொத்தத்திலிருந்து எழுத்தை எழுதுவதால், அவை எப்போதும் பொருந்தும்.
- சப்ளையரின் பில் இணைக்கப்படாதது. பணம் பெற்றவர் பில் கொடுத்திருந்தால், அதன் நம்பரை நேரேஷனில் எழுதி வவுச்சருடன் ஸ்டேப்பிள் செய்யுங்கள்.
இங்கே உருவாக்குவது
வவுச்சர் மேக்கர் மேலே சொன்ன எல்லாவற்றையும் ஒரே A5 அல்லது A4 பக்கத்தில் பிரிண்ட் செய்யும். ஒரு நாளில் பல முறை வரும் சிறிய செலவுகளுக்கு, பெட்டி கேஷ் புக்கிலும் தொடர் ரெக்கார்டு வைத்து, வவுச்சர் நம்பர்களை அங்கே எழுதுங்கள். மற்ற கணக்கு பேப்பர்களில் வவுச்சர் எங்கே பொருந்தும் என்று அறிய, கணக்கில் வவுச்சர் வகைகள் படியுங்கள்.