भौचर › भौचरको स्वीकृति र फाइलिङ

पेमेन्ट भौचरको स्वीकृति र फाइलिङ

भौचरले व्यवसायलाई जति सुरक्षा दिन्छ, पैसा तिर्ने व्यक्तिलाई पनि त्यति नै दिन्छ। केही सजिला बानीले हरेक पेमेन्ट वर्षौंपछि पनि एक मिनेटमै खोज्न सकिन्छ।

कसले सही गर्ने

1. तयार गर्ने: भौचर लेख्ने र पैसा दिने व्यक्ति, प्रायः एकाउन्टेन्ट वा क्यासियर।
2. स्वीकृत गर्ने: पेमेन्ट साँचो हो र रकम ठीक छ भनेर सहमति दिने मालिक, साझेदार वा म्यानेजर। यो तयार गर्नेभन्दा अर्कै व्यक्ति हुनुपर्छ।
3. पैसा पाउने: पैसा लिने व्यक्ति। उनको सहीले पैसा साँच्चै उनीसम्म पुग्यो भन्ने देखाउँछ।

एक जनाले मात्र चलाउने पसलमा तपाईं तयार गर्ने र स्वीकृत गर्ने दुवैमा सही गर्नुहुन्छ। त्यस बेला पाउनेको सही र जोडिएको बिल झन् महत्त्वपूर्ण हुन्छन्।

स्वीकृतिको सीमा तोक्नुहोस्

एउटा सजिलो नियम लेख्नुहोस् र त्यसमै टिक्नुहोस्। जस्तै:

अंक उदाहरण मात्र हुन्; आफ्नो व्यवसायलाई मिल्ने छान्नुहोस्।

स्वीकृत गर्नुअघि जाँच्नुहोस्

• बिल वा स्लिप जोडिएको छ र त्यसको नम्बर narration मा छ।
• बिल र भौचरको रकम उही छ।
• अकाउन्ट हेड ठीक छ। मेसिनको मर्मत Repairs and maintenance हो; नयाँ मेसिन भने खर्च नै होइन, सम्पत्ति हो।
• उही बिल पहिले तिरिएको छैन। पैसा पाउनेको नामले सेभ गरिएका भौचरमा खोज्नुहोस्।
• कर्मचारीलाई दिइएको एडभान्स खर्चका रूपमा होइन, "Advance to staff" का रूपमा लेखिएको छ, ताकि तलबबाट असुल गर्न सकियोस्।

फाइलिङ

• हरेक महिनाको एउटा फाइल, भौचर नम्बरको क्रममा। हरेक भौचरको पछाडि बिल स्टेपल गर्नुहोस्।
• रद्द गरिएका भौचर फाइलमै रहन्छन्, काटेर "Cancelled" लेखेर, ताकि नम्बरमा खाली ठाउँ नहोस्।
• बिलमा पनि भौचर नम्बर लेख्नुहोस्, ताकि छुटेको बिल फेरि ठाउँमा राख्न सकियोस्।
• बैंक र नगदका भौचर एउटै सिरिजमा राख्नुहोस्। हरेक भौचरको माध्यमले तिनलाई छुट्याउँछ।
• महिनाको अन्त्यमा भौचरलाई अकाउन्ट हेडअनुसार जोड्नुहोस् र बैंक स्टेटमेन्टसहित फाइल आफ्नो एकाउन्टेन्टलाई दिनुहोस्।

कति समय राख्ने

भौचर र बिल कम्तीमा आठ वर्ष राख्नुहोस्। कम्पनी कानुनले कम्पनीलाई खाता र तिनका कागजात आठ वर्ष राख्न भन्छ, र GST कानुनले वर्षको वार्षिक रिटर्नको अन्तिम मितिबाट 72 महिना रेकर्ड राख्न भन्छ, जुन सात वर्षभन्दा अलि बढी हुन्छ। Income Tax का मुद्दा पनि धेरै वर्ष पछाडिसम्म पुग्न सक्छन्। कुनै ट्याक्स मुद्दा, अडिट वा विवाद अझै खुला छ भने अझ लामो समय राख्नुहोस्; तपाईंको व्यवसायका लागि ठ्याक्कै अवधि तपाईंको एकाउन्टेन्टले बताउन सक्नुहुन्छ।

डिजिटल कपी पनि

यहाँ सेभ गर्नुभएको हरेक भौचर यही ब्राउजरमा रहन्छ र सेभ गरिएका पेमेन्ट भौचरहरू बाट फेरि खोल्न, कपी गर्न वा प्रिन्ट गर्न सकिन्छ। हरेक महिना फाइल बन्द गरेपछि मेरो डेटा खोलेर ब्याकअप फाइल सेभ गर्नुहोस् थिच्नुहोस्; त्यो फाइल पेन ड्राइभ वा इमेलमा राख्नुहोस्। सही भएका कागजी भौचर पनि स्क्यान गर्नुहुन्छ भने स्क्यानको नाम भौचर नम्बरमै राख्नुहोस्, जस्तै PV-26-27-045.pdf, ताकि कागज र स्क्यान मिलून्।