भौचर › पेमेन्ट भौचर फर्म्याट
पेमेन्ट भौचर फर्म्याट: यसमा के-के लेख्ने
पेमेन्ट भौचर भनेको पैसा तिरियो भन्ने अफिसकै रेकर्ड हो। यसले तपाईंको एकाउन्टेन्ट वा अडिटरले पछि सोध्ने चार प्रश्नको जवाफ दिन्छ: कसलाई तिरियो, किन, कति, र कसले अनुमति दियो।
पेमेन्ट भौचरका भागहरू
- शीर्षक "Payment Voucher"। केही अफिसले "Cash Voucher" वा "Debit Voucher" प्रिन्ट गर्छन्; अर्थ एउटै हो।
- माथि तपाईंको व्यवसायको नाम र ठेगाना, ताकि भौचर स्पष्ट रूपमा तपाईंकै खाताको होस्।
- भौचर नम्बर र मिति। हरेक फाइनान्सियल इयरका लागि एउटै क्रमिक सिरिज, जस्तै PV/26-27/001। मिति पैसा तिरेको दिनको हो, बिलको दिनको होइन।
- कसलाई तिरियो: पैसा पाउने व्यक्ति वा फर्मको नाम, छ भने फोन वा ठेगानासहित।
- विवरण: पेमेन्ट केका लागि थियो, सजिलो शब्दमा। "Conveyance" भन्दा "3 Nov बैंक आउजाउको अटो भाडा" राम्रो हुन्छ।
- अकाउन्ट हेड: पेमेन्ट जाने खर्च वा लेजर, जस्तै Travel and conveyance वा Repairs and maintenance। यसैले तपाईंको एकाउन्टेन्टलाई छिटो पोस्ट गर्न दिन्छ।
- हरेक लाइनको रकम, जम्मा, र अक्षरमा जम्मा।
- पेमेन्टको माध्यम: नगद, UPI, चेक, बैंक ट्रान्सफर, कार्ड वा डिमान्ड ड्राफ्ट, चेक वा रेफरेन्स नम्बर र मितिसहित।
- Narration: चाहिए एक-दुई लाइन थप, जस्तै यसले मिलाउने बिलको नम्बर।
- सही: तयार गर्ने, स्वीकृत गर्ने, र पैसा पाउनेको सही। ₹5,000 भन्दा बढी नगदमा पाउनेले ₹1 को रेभेन्यु स्ट्याम्पमाथि सही गर्छन्।
एउटा नमुना
| # | विवरण | अकाउन्ट हेड | रकम |
|---|---|---|---|
| 1 | प्लम्बर: स्टोर कोठाको चुहिने धारा र पाइप | Repairs and maintenance | ₹1,450 |
| 2 | प्लम्बरले किनेका पाइप फिटिङ | Repairs and maintenance | ₹380 |
| 3 | गोदामदेखि पसलसम्म टेम्पो, 12 कार्टुन | Freight and cartage | ₹600 |
जम्मा ₹2,430। अक्षरमा: Rupees Two Thousand Four Hundred Thirty Only। 4 Nov 2026 मा रमेश कुमारलाई नगदमा तिरियो। Narration: "उनको स्लिप नं. 57 अनुसार स्टोर कोठा मर्मत; टेम्पो उनैले बुक गरेका।" तयार गर्ने अनिता, स्वीकृत गर्ने श्री शर्मा, सही रमेश कुमार।
एउटा भौचर कि धेरै?
एक व्यक्तिलाई गरिने हरेक पेमेन्टका लागि एउटा भौचर लेख्नुहोस्। उही व्यक्तिलाई एकै पटक धेरै कुराका लागि तिरिन्छ भने नमुनामा जस्तै उही भौचरका छुट्टाछुट्टै लाइनमा राख्नुहोस्। एउटै भौचरमा दुई फरक पैसा पाउने नमिसाउनुहोस्: तीमध्ये एकले पछि रकममा विवाद गरे कागजले तपाईंलाई मद्दत गर्दैन।
प्रायः हुने गल्ती
- पैसा पाउनेको सही नहुनु। यसबिना भौचरले तपाईंले तिरेँ भन्नुहुन्छ भन्ने मात्र देखाउँछ। नगद हातबाट जानुअघि पाउनेलाई सही गर्न लगाउनुहोस्।
- "Misc. ₹4,000" जस्ता अस्पष्ट विवरण। अडिटरले पहिले यस्तै लाइनमा प्रश्न गर्छन्। Miscellaneous अरू कतै नमिल्ने साना रकमका लागि मात्र प्रयोग गर्नुहोस्।
- नम्बरिङमा खाली ठाउँ। कुनै भौचर बिग्रियो भने च्यात्नुको सट्टा "Cancelled" लेखेर राख्नुहोस्।
- अङ्क र अक्षर नमिल्नु। मेकरले जम्माबाटै अक्षर लेख्छ, त्यसैले ती सधैं मिल्छन्।
- सप्लायरको बिल नजोड्नु। पैसा पाउनेले बिल दिएका छन् भने त्यसको नम्बर narration मा लेख्नुहोस् र भौचरसँग स्टेपल गर्नुहोस्।
यहाँ बनाउने
भौचर मेकर ले माथिका सबै कुरा एउटै A5 वा A4 पेजमा प्रिन्ट गर्छ। दिनमा धेरै पटक हुने साना खर्चका लागि पेटी क्यास बुक मा पनि चलिरहने रेकर्ड राख्नुहोस्, र त्यहाँ भौचर नम्बर लेख्नुहोस्। हिसाबका अरू कागजातमा भौचर कहाँ पर्छ भनेर बुझ्न हिसाबमा भौचरका प्रकार पढ्नुहोस्।