व्हाउचर › व्हाउचरची मंजुरी आणि फाइलिंग

पेमेंट व्हाउचरची मंजुरी आणि फाइलिंग

व्हाउचर बिझनेसइतकेच पैसे देणाऱ्या व्यक्तीचेही संरक्षण करते. काही सोप्या सवयींनी प्रत्येक पेमेंट एका मिनिटात शोधता येते, अगदी वर्षांनंतरही.

कोणी सही करायची

1. बनवणारे: व्हाउचर लिहिणारी आणि पैसे देणारी व्यक्ती, सहसा अकाउंटंट किंवा कॅशियर.
2. मंजूर करणारे: मालक, पार्टनर किंवा मॅनेजर, जे मान्य करतात की पेमेंट खरे आहे आणि रक्कम बरोबर आहे. ती व्यक्ती व्हाउचर बनवणाऱ्यापेक्षा वेगळी असावी.
3. पैसे घेणारा: पैसे घेणारी व्यक्ती. तिची सही दाखवते की पैसे खरोखर तिच्यापर्यंत पोचले.

एकट्याच्या दुकानात तुम्ही बनवणारे आणि मंजूर करणारे दोन्ही म्हणून सही कराल. मग पैसे घेणाऱ्याची सही आणि जोडलेले बिल आणखी महत्त्वाचे ठरतात.

मंजुरीच्या मर्यादा ठरवा

एक साधा नियम लिहून ठेवा आणि तो पाळा. उदाहरणार्थ:

आकडे फक्त उदाहरण आहेत; तुमच्या बिझनेसला जे जमेल ते निवडा.

मंजूर करण्याआधी तपासा

• बिल किंवा स्लिप जोडलेली आहे आणि तिचा नंबर नॅरेशनमध्ये आहे.
• बिलावरची आणि व्हाउचरवरची रक्कम सारखीच आहे.
• खाते हेड बरोबर आहे. मशीनची दुरुस्ती म्हणजे Repairs and maintenance; नवीन मशीन खर्चच नाही, ॲसेट आहे.
• तेच बिल आधी भरलेले नाही. सेव्ह केलेल्या व्हाउचरमध्ये पैसे घेणाऱ्याचे नाव शोधा.
• स्टाफला दिलेला ॲडव्हान्स खर्च म्हणून नाही, "Advance to staff" म्हणून लिहिला आहे, म्हणजे तो पगारातून वसूल करता येईल.

फाइलिंग

• दर महिन्याला एक फाइल, व्हाउचर नंबरच्या क्रमाने. प्रत्येक व्हाउचरच्या मागे बिल स्टेपल करा.
• रद्द व्हाउचर फाइलमध्येच राहतात, फुली मारून आणि "Cancelled" लिहून, म्हणजे नंबरमध्ये गॅप राहत नाही.
• बिलावरही व्हाउचर नंबर लिहा, म्हणजे सुटे पडलेले बिल परत जागेवर लावता येईल.
• बँक आणि कॅश व्हाउचर एकाच सिरीजमध्ये ठेवा. प्रत्येक व्हाउचरवरची पद्धत ती वेगळी ओळखते.
• महिन्याच्या शेवटी खाते हेडनुसार व्हाउचरची बेरीज करा आणि बँक स्टेटमेंटसह फाइल अकाउंटंटला द्या.

किती काळ ठेवायचे

व्हाउचर आणि बिले किमान आठ वर्षे ठेवा. कंपनी कायदा कंपन्यांना पुस्तके आणि त्यांचे कागद आठ वर्षे ठेवायला सांगतो, आणि GST कायदा त्या वर्षाच्या ॲन्युअल रिटर्नच्या शेवटच्या तारखेपासून 72 महिने रेकॉर्ड ठेवायला सांगतो, म्हणजे सात वर्षांपेक्षा थोडे जास्त. इन्कम टॅक्सची प्रकरणेही काही वर्षे मागे जाऊ शकतात. टॅक्स केस, ऑडिट किंवा वाद अजून चालू असेल तर ती जास्त काळ ठेवा; तुमच्या बिझनेससाठी नेमका कालावधी तुमचा अकाउंटंट सांगू शकतो.

डिजिटल कॉपीसुद्धा

इथे सेव्ह केलेले प्रत्येक व्हाउचर या ब्राउझरमध्ये राहते आणि सेव्ह केलेले पेमेंट व्हाउचर मधून पुन्हा उघडता, कॉपी करता किंवा प्रिंट करता येते. दर महिन्याला फाइल बंद केल्यावर माझा डेटा उघडा आणि बॅकअप फाइल सेव्ह करा दाबा; ती फाइल पेन ड्राइव्हवर किंवा ईमेलमध्ये ठेवा. सही केलेली कागदी व्हाउचरही स्कॅन करत असाल तर स्कॅनला व्हाउचर नंबरचे नाव द्या, उदा. PV-26-27-045.pdf, म्हणजे कागद आणि स्कॅन जुळतील.