व्हाउचर › पेमेंट व्हाउचर फॉरमॅट
पेमेंट व्हाउचर फॉरमॅट: त्यावर काय लिहायचे
पेमेंट व्हाउचर म्हणजे पैसे दिल्याचा ऑफिसचा स्वतःचा रेकॉर्ड. तुमचा अकाउंटंट किंवा ऑडिटर नंतर विचारेल त्या चार प्रश्नांची उत्तरे ते देते: कोणाला पैसे दिले, का, किती, आणि कोणी परवानगी दिली.
पेमेंट व्हाउचरचे भाग
- हेडिंग "Payment Voucher". काही ऑफिस "Cash Voucher" किंवा "Debit Voucher" छापतात; अर्थ एकच.
- तुमच्या बिझनेसचे नाव आणि पत्ता वर, म्हणजे व्हाउचर स्पष्टपणे तुमच्या पुस्तकांचे आहे.
- व्हाउचर नंबर आणि तारीख. दर फायनान्शियल इयरला एक चालू सिरीज वापरा, उदा. PV/26-27/001. तारीख म्हणजे पैसे दिले तो दिवस, बिलाचा दिवस नाही.
- कोणाला दिले: पैसे घेणाऱ्या व्यक्ती किंवा फर्मचे नाव, असल्यास फोन किंवा पत्त्यासह.
- तपशील: पेमेंट कशासाठी होते, साध्या शब्दांत. "Conveyance" पेक्षा "बँकेत जाऊन येण्याचे रिक्षाभाडे, 3 Nov" चांगले.
- खाते हेड: पेमेंट ज्या खर्चात किंवा लेजरमध्ये जाते ते, उदा. Travel and conveyance किंवा Repairs and maintenance. यामुळेच तुमचा अकाउंटंट ते पटकन पोस्ट करू शकतो.
- प्रत्येक ओळीची रक्कम, एकूण, आणि अक्षरी एकूण.
- पेमेंटची पद्धत: कॅश, UPI, चेक, बँक ट्रान्सफर, कार्ड किंवा डिमांड ड्राफ्ट, चेक किंवा रेफरन्स नंबर आणि तारखेसह.
- नॅरेशन: गरज असेल तर आणखी एक-दोन ओळी, उदा. ते कोणते बिल मिटवते त्याचा नंबर.
- सह्या: बनवणारे, मंजूर करणारे, आणि पैसे घेणाऱ्याची सही. ₹5,000 पेक्षा जास्त कॅशसाठी पैसे घेणारा ₹1 च्या रेव्हेन्यू स्टॅम्पवर आडवी सही करतो.
एक नमुना
| # | तपशील | खाते हेड | रक्कम |
|---|---|---|---|
| 1 | प्लंबर: स्टोअर रूममधला गळणारा नळ आणि पाइप | Repairs and maintenance | ₹1,450 |
| 2 | प्लंबरने आणलेले पाइप फिटिंग | Repairs and maintenance | ₹380 |
| 3 | गोडाऊनपासून दुकानापर्यंत टेम्पो, 12 कार्टन | Freight and cartage | ₹600 |
एकूण ₹2,430. अक्षरी: Rupees Two Thousand Four Hundred Thirty Only. 4 Nov 2026 रोजी रमेश कुमार यांना कॅशने दिले. नॅरेशन: "त्यांच्या स्लिप नं. 57 प्रमाणे स्टोअर रूमची दुरुस्ती; टेम्पो त्यांनी बुक केला." बनवणारे अनिता, मंजूर करणारे श्री. शर्मा, सही रमेश कुमार.
एक व्हाउचर की अनेक?
एका व्यक्तीला दिलेल्या प्रत्येक पेमेंटसाठी एक व्हाउचर लिहा. एकाच व्यक्तीला एकाच वेळी अनेक गोष्टींसाठी पैसे दिले तर नमुन्याप्रमाणे त्या एकाच व्हाउचरच्या वेगवेगळ्या ओळींवर लिहा. एका व्हाउचरवर दोन वेगवेगळे पैसे घेणारे घेऊ नका: त्यापैकी एकाने नंतर रकमेवर वाद घातला तर कागदाचा उपयोग होणार नाही.
नेहमीच्या चुका
- पैसे घेणाऱ्याची सही नाही. त्याशिवाय व्हाउचर फक्त एवढेच दाखवते की तुम्ही म्हणता तुम्ही पैसे दिले. कॅश हातातून जाण्याआधी पैसे घेणाऱ्याची सही घ्या.
- अस्पष्ट तपशील जसे "Misc. ₹4,000". ऑडिटर अशा ओळींवरच आधी प्रश्न विचारतात. Miscellaneous फक्त कुठेच न बसणाऱ्या छोट्या रकमांसाठी वापरा.
- नंबरिंगमध्ये गॅप. एखादे व्हाउचर खराब झाले तर फाडून टाकण्याऐवजी "Cancelled" लिहून ठेवा.
- आकडे आणि अक्षरे जुळत नाहीत. मेकर एकूण रकमेवरून अक्षरे लिहितो, म्हणून ती नेहमी जुळतात.
- सप्लायरचे बिल जोडलेले नाही. पैसे घेणाऱ्याने बिल दिले असेल तर त्याचा नंबर नॅरेशनमध्ये लिहा आणि ते व्हाउचरला स्टेपल करा.
इथे बनवणे
व्हाउचर मेकर वरील सगळे एका A5 किंवा A4 पानावर छापतो. दिवसातून अनेकदा होणाऱ्या छोट्या खर्चांसाठी पेटी कॅश बुक मध्येही चालू नोंद ठेवा, आणि तिथे व्हाउचर नंबर लिहा. इतर अकाउंटिंग कागदांमध्ये व्हाउचर कुठे बसते ते पाहण्यासाठी अकाउंटिंगमधील व्हाउचरचे प्रकार वाचा.