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पेमेंट वाउचर के मंजूरी आ फ़ाइलिंग

वाउचर पइसा देवे वाला आदमी के भी ओतने बचावेला जेतना बिजनेस के। कुछ आसान आदत से हर पेमेंट एक मिनट में खोजल जा सकेला, बरिसन बाद भी।

के सिग्नेचर करे

1. बनावे वाला: जे वाउचर लिखेला आ पइसा देला, आमतौर पर अकाउंटेंट भा कैशियर।
2. मंजूर करे वाला: मालिक, पार्टनर भा मैनेजर जे मानेला कि पेमेंट असली बा आ रकम सही बा। ई बनावे वाला से अलग आदमी होखे के चाहीं।
3. पइसा लेवे वाला: जे पइसा लेला। ओकर सिग्नेचर देखावेला कि पइसा सचहूँ ओकरा लगे पहुँचल।

एक आदमी वाला दुकान में रउआ बनावे वाला आ मंजूर करे वाला दूनो के रूप में सिग्नेचर करब। तब पइसा लेवे वाला के सिग्नेचर आ नत्थी कइल बिल अउरी ज़रूरी हो जाला।

मंजूरी के लिमिट तय करीं

एगो आसान नियम लिख लीं आ ओकरा पर टिकल रहीं। जइसे:

आँकड़ा खाली उदाहरण बा; जवन राउर बिजनेस के सूट करे ऊ चुनीं।

मंजूर करे से पहिले जाँचीं

• बिल भा पर्ची नत्थी बा आ ओकर नंबर नैरेशन में बा।
• बिल आ वाउचर पर रकम एके बा।
• अकाउंट हेड सही बा। मशीन के रिपेयर Repairs and maintenance ह; नया मशीन खरचा ना, एसेट ह।
• ओही बिल के पहिले पेमेंट ना भइल। सेव कइल वाउचर में पइसा लेवे वाला के नाम खोजीं।
• स्टाफ के एडवांस "Advance to staff" के रूप में लिखल बा, खरचा के रूप में ना, ताकि सैलरी से वसूलल जा सके।

फ़ाइलिंग

• हर महीना के एगो फ़ाइल, वाउचर नंबर के क्रम में। हर वाउचर के पीछे बिल नत्थी करीं।
• कैंसल वाउचर फ़ाइल में ही रहे, काटल आ "Cancelled" लिखल, ताकि नंबर में खाली जगह ना रहे।
• बिल पर भी वाउचर नंबर लिखीं, ताकि कवनो छूटल बिल वापस ओकरा जगह लगावल जा सके।
• बैंक आ कैश वाउचर एके सीरीज में राखीं। हर वाउचर पर लिखल तरीका से दूनो अलग पहचाना जाला।
• महीना के आखिर में अकाउंट हेड के हिसाब से वाउचर जोड़ीं आ बैंक स्टेटमेंट के साथे फ़ाइल अपना अकाउंटेंट के दीं।

केतना दिन राखीं

वाउचर आ बिल कम से कम आठ साल राखीं। कंपनी कानून कंपनी से खाता आ ओकर कागज आठ साल राखे के कहेला, आ GST कानून साल के सालाना रिटर्न के ड्यू डेट से 72 महीना रिकॉर्ड राखे के कहेला, जवन सात साल से थोड़ा ज़्यादा होला। इनकम टैक्स के मामला भी कई साल पीछे जा सकेला। अगर कवनो टैक्स केस, ऑडिट भा झगड़ा अबहीं खुलल होखे त अउरी ज़्यादा दिन राखीं; राउर बिजनेस खातिर ठीक समय राउर अकाउंटेंट बता सकेला।

साथे एगो डिजिटल कॉपी

इहाँ सेव कइल हर वाउचर एही ब्राउज़र में रहेला आ सेव कइल पेमेंट वाउचर से फेर से खोलल, कॉपी कइल भा प्रिंट कइल जा सकेला। हर महीना फ़ाइल बंद कइला के बाद हमार डेटा खोलीं आ बैकअप फ़ाइल सेव करीं दबाईं; ऊ फ़ाइल पेन ड्राइव भा ईमेल में राखीं। अगर सिग्नेचर वाला कागजी वाउचर स्कैन भी करीं, त स्कैन के नाम वाउचर नंबर से राखीं, जइसे PV-26-27-045.pdf, ताकि कागज आ स्कैन मेल खाव।