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पेमेंट वाउचर फ़ॉर्मेट: एह पर का-का लिखीं
पेमेंट वाउचर ऑफिस के आपन रिकॉर्ड ह कि पइसा बाहर दिहल गइल। ई ओह चार सवाल के जवाब देला जवन राउर अकाउंटेंट भा ऑडिटर बाद में पूछी: केकरा के दिहल, काहे, केतना, आ के इजाजत देलस।
पेमेंट वाउचर के हिस्सा
- हेडिंग "Payment Voucher"। कुछ ऑफिस "Cash Voucher" भा "Debit Voucher" छापेलें; सबके मतलब एके ह।
- राउर बिजनेस के नाम आ पता ऊपर, ताकि साफ रहे कि वाउचर राउर खाता के ह।
- वाउचर नंबर आ तारीख। हर फाइनेंशियल ईयर में एगो चलत सीरीज राखीं, जइसे PV/26-27/001। तारीख ऊ दिन ह जब पइसा दिहल गइल, बिल वाला दिन ना।
- केकरा के दिहल: जवना आदमी भा फर्म के पइसा मिलल ओकर नाम, फोन भा पता अगर होखे।
- विवरण: पेमेंट काहे खातिर रहे, सीधा शब्दन में। "बैंक आवे-जाए के ऑटो भाड़ा, 3 Nov", "Conveyance" से बढ़िया बा।
- अकाउंट हेड: ऊ खरचा भा लेजर जवना में पेमेंट जाई, जइसे Travel and conveyance भा Repairs and maintenance। एही से राउर अकाउंटेंट जल्दी एंट्री कर पावेला।
- हर लाइन के रकम, कुल, आ शब्दन में कुल।
- पेमेंट के तरीका: कैश, UPI, चेक, बैंक ट्रांसफर, कार्ड भा डिमांड ड्राफ्ट, चेक भा रेफरेंस नंबर आ तारीख के साथे।
- नैरेशन: ज़रूरत होखे त एक-दू लाइन अउरी, जइसे कवन बिल नंबर चुकता भइल।
- सिग्नेचर: बनावे वाला, मंजूर करे वाला, आ पइसा लेवे वाला के सिग्नेचर। ₹5,000 से ज़्यादा कैश पर पइसा लेवे वाला ₹1 के रेवेन्यू स्टांप पर आर-पार सिग्नेचर करेला।
एगो नमूना
| # | विवरण | अकाउंट हेड | रकम |
|---|---|---|---|
| 1 | प्लंबर: स्टोर रूम में टपकत नल आ पाइप | Repairs and maintenance | ₹1,450 |
| 2 | प्लंबर के खरीदल पाइप फ़िटिंग | Repairs and maintenance | ₹380 |
| 3 | गोदाम से दुकान ले टेम्पो, 12 कार्टन | Freight and cartage | ₹600 |
कुल ₹2,430। शब्दन में: Rupees Two Thousand Four Hundred Thirty Only। 4 Nov 2026 के रमेश कुमार के कैश दिहल गइल। नैरेशन: "ओकर पर्ची नं. 57 के हिसाब से स्टोर रूम के रिपेयर; टेम्पो ऊहे बुक कइले रहे।" बनावे वाली अनीता, मंजूर करे वाला शर्मा जी, सिग्नेचर रमेश कुमार के।
एगो वाउचर कि कई?
एक आदमी के हर पेमेंट खातिर एगो वाउचर लिखीं। अगर ओही आदमी के एके समय कई चीज खातिर पेमेंट होखे, त ओकरा के ओही वाउचर के अलग-अलग लाइन पर लिखीं, जइसे नमूना में बा। एक वाउचर पर दू गो अलग पइसा लेवे वाला मत मिलाईं: अगर ओह में से केहू बाद में रकम पर झगड़ा करे, त कागज राउर काम ना आई।
आम गलती
- पइसा लेवे वाला के सिग्नेचर ना। एकरा बिना वाउचर खाली ई देखावेला कि रउआ कहत बानी कि पेमेंट कइनी। कैश हाथ से छूटे से पहिले पइसा लेवे वाला से सिग्नेचर करवाईं।
- गोल-मोल विवरण जइसे "Misc. ₹4,000"। ऑडिटर अइसन लाइन पर सबसे पहिले सवाल करेलें। Miscellaneous खाली ओह छोट रकम खातिर इस्तेमाल करीं जवन कहीं अउर फिट ना होखे।
- नंबर में खाली जगह। अगर कवनो वाउचर खराब हो जाव त ओकरा के फाड़े के जगह "Cancelled" लिख के राखीं।
- अंक आ शब्द मेल ना खात। मेकर कुल से शब्द लिखेला, एह से दूनो हमेशा मिलेला।
- सप्लायर के बिल साथे ना लागल। जब पइसा लेवे वाला बिल देले होखे, त ओकर नंबर नैरेशन में लिखीं आ ओकरा के वाउचर से नत्थी कर दीं।
इहाँ बनाईं
वाउचर मेकर ऊपर के सब चीज एक A5 भा A4 पेज पर प्रिंट करेला। दिन में कई बेर होखे वाला छोट खरचा खातिर पेटी कैश बुक में भी चलत हिसाब राखीं, आ उहाँ वाउचर नंबर लिखीं। खाता के दोसर कागज के बीच वाउचर कहाँ फिट होला, ई जाने खातिर पढ़ीं खाता में वाउचर के किसिम।