वाउचर › वाउचरक मंजूरी आ फ़ाइलिंग
पेमेंट वाउचरक मंजूरी आ फ़ाइलिंग
वाउचर पेमेंट करनिहारक रक्षा ओतबे करैत अछि जतबा बिज़नेसक। किछु सरल आदत सँ हर पेमेंट एक मिनट मे खोजल जा सकैत अछि, बरखो बाद सेहो।
के सिग्नेचर करथि
- बनौनिहार: जे वाउचर लिखैत छथि आ पाइ दैत छथि, सामान्यतः अकाउंटेंट वा कैशियर।
- मंजूर करनिहार: मालिक, पार्टनर वा मैनेजर जे मानैत छथि जे पेमेंट सही अछि आ रकम ठीक अछि। ई बनौनिहार सँ अलग व्यक्ति होबाक चाही।
- पाइ लेनिहार: जे पाइ लैत छथि। हुनकर सिग्नेचर देखबैत अछि जे पाइ सचमुच हुनका लग पहुँचल।
एक आदमीक दोकान मे अहाँ बनौनिहार आ मंजूर करनिहार दुनू जकाँ सिग्नेचर करब। तखन लेनिहारक सिग्नेचर आ लागल बिल आर बेसी ज़रूरी भ' जाइत अछि।
मंजूरीक सीमा तय करू
एकटा सरल नियम लिखि लिअ आ ओकरा मानू। जेना:
| रकम | के मंजूर क' सकैत छथि | कोना पेमेंट करू |
|---|---|---|
| ₹2,000 धरि | ऑफ़िस मैनेजर | पेटी कैश |
| ₹2,001 सँ ₹10,000 | मालिक वा पार्टनर | कैश वा UPI |
| ₹10,000 सँ बेसी | मालिक वा पार्टनर | मात्र बैंक (देखू कैश सीमा) |
ई आँकड़ा मात्र उदाहरण अछि; जे अहाँक बिज़नेसक लेल ठीक हो से चुनू।
मंजूर करबा सँ पहिने जाँचू
- बिल वा पर्ची लागल अछि आ ओकर नंबर नैरेशन मे अछि।
- बिल आ वाउचर पर रकम एके अछि।
- अकाउंट हेड सही अछि। मशीनक रिपेयर Repairs and maintenance अछि; नव मशीन खर्च नहि, एसेट अछि।
- ओहे बिलक पेमेंट पहिने नहि भेल। सेव कएल वाउचर मे लेनिहारक नाम सँ खोजू।
- स्टाफ़केँ एडवांस "Advance to staff" लिखल अछि, खर्च नहि, जाहि सँ सैलरी सँ वसूलल जा सकय।
फ़ाइलिंग
- हर मासक एकटा फ़ाइल, नंबरक क्रम मे वाउचर। हर वाउचरक पाछाँ बिल स्टेपल करू।
- कैंसल कएल वाउचर फ़ाइल मे रहय, काटि क' आ "Cancelled" लिखि क', जाहि सँ नंबर मे खाली जगह नहि रहय।
- बिल पर सेहो वाउचर नंबर लिखू, जाहि सँ छूटल बिल वापस अपन ठाम राखल जा सकय।
- बैंक वाउचर आ कैश वाउचर एके सीरीज मे राखू। हर वाउचर पर लिखल तरीका सँ दुनू अलग देखाइत अछि।
- मासक अंत मे अकाउंट हेडक हिसाब सँ वाउचर जोड़ू आ बैंक स्टेटमेंटक संग फ़ाइल अपन अकाउंटेंटकेँ दिअ।
कतेक दिन राखू
वाउचर आ बिल कम सँ कम आठ साल राखू। कंपनी कानून कंपनी सँ बही आ ओकर कागज़ आठ साल राखय कहैत अछि, आ GST कानून सालक सालाना रिटर्नक अंतिम तारीख सँ 72 मास धरि रिकॉर्ड राखय कहैत अछि, जे सात साल सँ किछु बेसी होइत अछि। इनकम टैक्सक मामला सेहो कतेको साल पाछाँ जा सकैत अछि। जँ कोनो टैक्स केस, ऑडिट वा झगड़ा एखनो खुजल अछि तँ आर बेसी दिन राखू; अहाँक बिज़नेसक लेल ठीक-ठीक अवधि अहाँक अकाउंटेंट बताओताह।
संग मे डिजिटल कॉपी सेहो
एतय सेव कएल हर वाउचर एही ब्राउज़र मे रहैत अछि आ सेव कएल पेमेंट वाउचर सँ फेर खोलल, कॉपी कएल वा प्रिंट कएल जा सकैत अछि। हर मास फ़ाइल बंद केलाक बाद हमर डेटा खोलू आ बैकअप फ़ाइल सेव करू दबाउ; ओ फ़ाइल पेन ड्राइव वा अपन ईमेल मे राखू। जँ सिग्नेचर बला कागज़ी वाउचर सेहो स्कैन करैत छी, तँ स्कैनक नाम वाउचर नंबर सँ राखू, जेना PV-26-27-045.pdf, जाहि सँ कागज़ आ स्कैन मिलय।